有效会议管理和技巧.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 30*1.5 =45H = 0.3 M 3000 10000 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 如何做开场白 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与会议有关的资讯； 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。 如何分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20%?要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。 主持人发言最多的原因 对会议的议题特别熟 地位最高而且声音较大 负担较多的行政责任 如何掌握议事进度 语言方式 非语言方式 如何达成决议—决策方式 彼德·德鲁克决议法： 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益律 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各题案之认同 对提案做适当的休整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位。 有效沟通原则 有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标 造成沟通困难的因素 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成争执 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 时间不充分 情绪不好 语言不通 大脑过滤 记忆力差 如何建立信任 找共同点 适当展示自己的能力和水平 适当暴露自己脆弱的地方 不必说出所有的真相 批评三部曲 1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束 ???? 主持人的会议管理技巧 倾听的技巧 实际的说话技巧 倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。 倾听的礼节 听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事 倾听的技巧 点头且微笑 眼神的接触 发出倾听的声音 身体向前倾 重复和总结 必要时做记录 倾听的误区 别人说话时你在想你自己的事 边听边与自己的不同观点比较 经常打断别人的谈话 为演讲者结束他的演讲 忽略过程只要结果 仅听自己想听或愿听的东西 精力不集中，易被其他东西干扰 表达感受的两句话 我也有过相同的经历 如果我是你，我跟你感觉一样 说话技巧 展示 探询 评论 建立 测试理解情况 总结 排除 引进 就程序提出建议 会议前 会议中 会议后 分发会议纪要 会议文件存档 跟进会议行动 准备下次会议 要点 会议纪要须让会议主持审阅同意 使用标准格式的会议纪要 会议纪要须尽快发给每个与会者 会议前 会议中 会议后 分发会议纪要 会议文件存档 跟进会议行动 准备下次会议 要点 将正式会议录音，有助于保证会议纪要正确无误 会议录音应获得会议主持批准 会议前 会议中 会议后 分发会议纪要 会议文件存档 跟进会议行动 准备下次会议 要点 在决定下次会议议程时，勿忘上次会议中遗漏或未全面涉及的事项。 一名好的会议参与者： 为会议作好准备，准时出席会议 在讨论中出一份力 聆听他人的意见和建议 客观地考虑问题 为维护会议有序进行，守则起一份作用 对会议领导提供反馈 将达成的意见贯彻行动 会议准备工作核对单 1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 如何对待会议中的意外情况 与“cicada蝉”相遇 与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 与“cicada蝉”相遇 讲故事（和讨论的主题无关） 讲了很长才进入主题 讲的太模糊，没有具体事例 拒绝倾听别人的主要观点 对于“cicada蝉”的解决 可用话语或非语言的暗示 事先提醒关于会议的程序和时间限制 用总结的方式结束