会计电算化 作者 陈艳 第三章 总账系统.pptVIP

机械工业出版社 第三章 总账系统 学习目标： 通过本章的学习，要求学生掌握总账系统的原理；结合本教材提供的实验账套数据熟练完成总账系统部分的上机操作。 第一节 总账系统的功能概述 一、总账系统的基本任务 ⑴ 及时准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。 ⑵ 高效、正确地完成记账过程。 ⑶ 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 ⑷ 建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 二、总账系统的功能简介 总账系统的主要功能—— 初始设置 凭证管理 出纳管理 账表管理 辅助核算管理 期末处理 三、总账系统与其他系统的主要关系 第二节 总账系统初始化设置 总账子系统的初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的总账子系统改造为适合本企业核算要求的“专用总账子系统”，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。 一、总账系统参数设置 在首次启用总账子系统时，需要确定总账子系统核算要求的各种参数，使得总账子系统根据本单位的具体核算要求配置相应的功能或执行相应的控制。 设定以后可以查看或调整。 ㈠凭证参数 ⒈　制单控制： ⒉　凭证编号方式 ⒊　外币核算 ⒋　凭证控制 ⒌　预算控制 ㈡ 账簿参数设置 打印位数宽度 明细账（日记账、多栏账）打印输出方式 凭证、账簿套打 凭证、正式账每页打印行数 明细账查询权限控制到科目 ㈢ 会计日历设置 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。 已录入汇率后不能修改总账启用日期。 总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。 总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。 ㈣ 其他 ⒈ 数量小数位： ⒉ 单价小数位： ⒊ 本位币精度： ⒋ 部门排序方式： ⒌ 个人排序方式： ⒍ 项目排序方式： 二、明细账权限设置 ⒈ 明细账科目权限设置 ⒉ 凭证审核权限设置 ⒊ 制单科目权限设置 三、期初余额的录入 期初余额的录入分两部分，即明细科目期初余额录入和辅助账期初余额录入。 总账科目的余额系统会自动计算。 ㈠ 输入科目的期初余额 1. 总账期初余额 录入红字余额时，先输入“-”号。 有外币、数量核算的科目，必须先录入本币余额，才能输入外币和数量余额。 余额输入错误时，直接输入正确的余额；需要删除时，输入0即可。 凭证一旦记账，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。 ⒉ 科目余额方向的调整 在用友通管理系统中，上级科目与的余额方向必须一致。这样，其所有明细科目的余额方向均为“贷”，当期末余额与规定的余额方向不一致时，输入“-”号表示。 ⒊ 试算平衡 期初余额试算不平衡，系统可以凭证的填制，但不能记账。 已经记过账，则不能再输入、修改期初余额，也不能执行结转上年余额的功能。 ⒋ 期初对账 若系统建账之初，使用了部门、项目等辅助核算管理功能，期初余额输入时要求输入辅助账，为确保总账与明细账、总账与辅助账数据信息一致，需要进行期初对账 第三节 日常账务处理 凭证管理是总账日常业务处理的起点，是保证会计信息系统数据正确的关键环节。 填制“凭证——审核凭证——记账”是凭证处理的关键步骤，是必须按照顺序进行处理的三个步骤。 一、凭证填制 在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输人（即后台处理）。 企业采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说，业务量不多、基础较好和使用网络版的企业可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段的企业，则比较适合采用后台处理方式。 ㈠ 填制凭证 1．进入填制凭证界面 2．凭证内容的组成： ⑴ 凭证头部分 ⑵ 凭证正文部分 ⑶ 凭证尾部分 3．“填制凭证”窗口由菜单命令、快捷按钮和凭证组成，菜单中的大部分命令都可通过快捷按钮来实现，以提高操作速度。 4．填制凭证的主要功能包括： 增加凭证 修改凭证 作废凭证 删除凭证 冲销凭证 整理凭证 ㈡填制凭证的其他功能介绍 ⒈　修改凭证 ⑴　错误凭证的修改方式 ⑵　未审核错误凭证的修改 ⑶　已审核未记账的凭证的修改 ⑷　已记账凭证的修改——冲销凭证 2.　作废及删除凭证 ①　作废凭证 在日常操作过程中，若遇到非法凭证需要作废删除时，可通过“作废/恢复”命令将这些凭证作废。但这些凭证一定是尚未审核记账的凭证。 ②　删除凭证——整理凭证 整理凭证就是删除所有的作废凭证，并对未记账凭证重新编号，以保证凭证编号的连续性。 二、审核凭证 审核凭证主要包括出纳签字和审核凭证两方面工作。 1．出纳签字 2．审