走进业务场景,感受IT应用价值——物资部.pptVIP

北京广联达梦龙软件有限公司 2015年7月30日 供应商管理 供应商分类 一次性供应商 “保兑”供应商 核准供应商 优先供应商 合作伙伴关系供应商 供应商评估的8个方面 财务：过去3年营业数据、资产负债率等 生产能力和设备：产能、设计和创新等 人力资源：人数、行政与技术人员比例等 质量：认证情况等 绩效（案例）：有没有类似经验、客户验证等 环境保护和职业道德的因素：专人负责、道德政策等 信息技术：公司网站、IT应用状况等 供应商的组织机构与治理：清晰否、良好的治理水平等 对有效供应商评价的10个C法则 Competency 竞争能力，供应商承担所需任务和工作的能力 Capacity 生产能力，供应商满足买方所有需求的生产能力 Commitment 承诺，供应商就质量、效益和服务给予客户的承诺 Control Systems 控制系统，有关库存、成本、预算、人员和信息等控制 Cash Resources And Financial Stability 现金资源和财务稳定程度 Cost 成本，与质量和服务相匹配的成本 Consistency 一致性，供应商保持供货和递送的始终如一且持续提高 Culture 文化，买卖双方共享相似的文化观和价值观 Clean 道德高尚，产品合法，环境友好 Communication 交流，能够以电子方式交流信息和收取信息 回场景集 合同签订 合同签订业务场景： 通过招标，确定了合格供方名录，物资部（材料员）草拟合同文本 签订合同需多个部门合作，物资部（材料员）需要完成如下工作 在采购计划指导下签订合同 按照公司下发的统一合同模板拟订合同 合同拟定后，会同公司相关部门与供应商进行多轮的合同谈判 将修订的合同文本附带《合同审批会签单》发起审批，按照公司既定的审批流程进行合同审核，领导审批 合同审批通过后，申请签章 多形态合同附属资料附后，一并合同文本送抵相关干系人核查 关 痛 项目不按照公司下发的统一合同范本进行合同拟订 采购合同物资数量受控于物资采购计划 物资采购（租赁）价格要受控于公司指导价 附属备查资料繁琐多样、多形态 难 关 痛 材料员 供方平台，提供历史合同签订情况 合同范本可持续更新 内置合同范本，持续更新 合同采购数量与价格受控 回场景集 合同数量与价格信息透明、受控、明确是降低合同履约风险的关键要素 合同审核与审批 合同审核业务场景： 合同文本拟订后，为防范合同履约风险，需要相关干系人对合同进行审核审批，审核主要涉及合同签订业务风险（物资的质量要求、交付地点、数量不能超过计划量、风险控制措施等）、法律风险（合规性、严密性和可行性等，如标准合同模板改动点审核）和财务风险（付款条件、违约条款等）的把关，审批主要是在业务风险、法律风险和财务风险评价基础上再做出综合评定 具体合同审核审批执行过程中，逐一报送（外阜同样需要跨区域走审批流程）合同文本及附件，通过《审批会签单》的意见栏及附合同文本、进行内容审核及相关部门意见的统一，发起者需要实时电话或者QQ跟踪审批环节 难 关 痛 合同采购数量不能超过预算（计划）量，单价不能超过预算价 合同文本在审核过程中经过多次修改，审核人每次都要重新对文本进行审核，耗时耗力 合同发起者不能随时清晰合同流转到哪一个审批环节 难 关 痛 公司领导 审定合同，控制采购数量 审核合同采购量不能超过预算量（策划量），合同采购单价不能超过预算单价（策划单价） 合同范本可持续更新 与范本比较 与历史版本比较 支持word、Excel文档比较 合同范本、文档比较 审批过程全知晓 合同发起者（或其他待审批业务）随时知晓审批进展到哪个环节 可有针对性的沟通，加速审核审批进展，精准提供工作效率 回场景集 合同执行情况 合同执行情况监控业务场景： 作为公司经营管控部门，对项目履约风险的把控至关重要，因此，按照公司要求经营部需要定期各项目的合同履约情况进行检查，主要负责检查合同台账；掌握各供应商的合同履约情况，分析合同履约风险 关 各类合同的签订情况 合同的履约、结算、支付、欠付情况 关 公司物资 台账信息一目了然 合同来自哪个项目部，合同的类型，每份合同的履约情况，累计履约情况 欠付款信息、付款比例是合同风险的重要把控点，也是财务付款的重要参考依据。 回场景集 对账结算 对账结算业务场景： 随着物资的供应，供应商每月凭送货单及发票（增值税发票）到物资部（材料员）进行对账结算 在进行对账之前，物资部（材料员）每次都有大量的整理工作，如整理供应商的送货凭证，并与每一张入库单做对应；按供应商将入库单和送货凭证进行分类 物资部（材料员）与供应商就凭证一一对账，开具结算单 特殊情况，（如果无现场收料凭证）按照供应商的送货凭证及发票核对数量和单价，办理结算 痛 难 票据多，整理对账耗时耗力，数据