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文書保密作業講義 文書組組長　蔡堯仁 97.4.29 文書處理手冊 『文書處理手冊』行政院頒 請至　　　　　　本院院內網路→本院重要規定→總務室公告及總務室網頁→本室相關各項法令規章及表格下載→文書組→『文書處理手冊』→文書保密相關資料50至78頁 文書保密實務作業 收文 1.依來文信封拆封，發現內封加蓋密件者，即交 文書組組長拆封，並以「密不錄由」登錄，再簽章加封分文，交總收發文轉由各單位簽收，有文件傳送隊到達之單位，由該隊傳送人員送達簽收。 2. 收到密件公文時，要先詳細檢查封口有無異狀，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關首長或指定人員啟封，受文者為其他人員者，逕送該人員本人啟封。　　　　　　　　　　　　　　　　 分文 1. 如屬檢舉案件，為保護檢舉人或當事人權 益，姓名應登錄為張ＯＯ，公文應避免分文被檢舉人承辦，以求公平、客觀。 2. 密件公文經分發給某單位收辦，經單位主管拆封簽章後，認為非屬本單位公文時，應予密封，外封再以一般信封，退文書組重分，以免內容洩密。 承辦 　1. 密件公文應指定適當人員承辦，必要時應隔離辦公。 　2. 職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有或傳述。 　3. 承辦交稿有關個人名冊隱私，如身份證、地址、病歷內容，非必要不宜轉發，如有必要則以A1018XXXXX，張ＯＯ等，如有多頁分發時，亦僅發有關之單頁即可。 　4. 各機關就其主管業務發表新聞時，應指定來人辦理，並須事先簽報院長核定。 陳核 　1. 以黃色公文夾辦理，由承辦人持會、持陳，不得假手他人。 　2. 文件傳送隊人員公文收、發時，如發現黃色卷宗均不收受，公文陳核經長官批示後，請秘書通知承辦人親自取回。 傳遞 1. 公文卷宗內如有密件以上，急要件或附有大量現金、有價證券及貴重物品之公文或病歷，均應由指定人員或承辦人員親自遞送。 2. 密件以上公文非經權責主管核准，不得攜出辦公處所，亦不得由傳送人員逕丟文書組總收發室之公文櫃內，以免遺失或洩密。 3. 密件以上公文分文傳送時，均加封後，再以一般公文傳送。 4. 各級承辦人、主管、傳送人員、長官秘書或批示者，及文書人員均應對密件以上公文，嚴守秘密，尤其未公布前之人事案件。 封發： 　密件以上公文封發，由承辦人監督辦理，內封套應加密封，外封套不得標示任何足以顯示內容之註記或機密等級。 用印 　承辦人應監督用印，但不可以大量或密件為由要求自行用印，惟非屬印鑑之騎縫章，不在此限。 歸檔 1. 密件以上公文應以未用封套密封歸檔，並註明日期、來文者名稱、來文字號、機密等級．．．並加蓋承辦人或歸檔者職名章。 2. 檔管人員應專櫃保管。 借調 1. 公文借調應填寫調案單經業務承辦單位主管核准，借調機密以上應經主任秘書以上長官批准。 2. 借調機密檔案，應七日內歸還，如有需要應辦展延，如有必要應隨時催還。 銷燬 1. 密件以上公文解密依程序填解密單後，依一般文件保管，未經解密不得銷燬。 2. 製作密件以上文書所用之草稿、複寫紙、打字紙、影印紙或磁片．．．等，若無保存必要，應即銷燬，不得任意丟棄。 各單位配合注意事項 （一）機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。 （二）病歷不得放置於文書組收郵間之公文格櫃內，如需影印病歷須徵詢病歷管理單位之許可，文書組不予影印病歷。 （三）各單位之公文或廢紙蓋『作廢字樣』，即以背面重覆以公文方式使用，請停止使用，不僅造成公文洩密之嫌，更造成歸檔整理之不便。 （四）各單位製作公文時，如需建立名冊有關身分證及病歷號等重要個人隱私資料，除其中字樣以xxxx代碼替代外，可否發文時儘量以不發為原則，避免個人資料外洩密，引起無謂糾紛。 （五）密件本院公文以「黃色卷宗」封裝，請各單位承辦人於公文流程中親自持「黃色卷宗」洽公，文書組傳送隊將不予傳送，以免造成公務洩密之虞。 （六）密件文經單位主管拆封後，應在密封口簽章，再交辦承辦人員依程序簽辦，登記桌人員應查有無蓋章。 （七）有關文書保密相關作業可參閱文書管理手冊或網頁內容如仍有不瞭解可電話7032（收發）或7278（檔案）協調辦理。 簡報結束　　謝謝指教 * * * * *