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朝阳家电有限公司 客户咨询洽谈会 朝阳家电会议筹备组 2012年9月10日 作者：赵田、夏楠、李雨寒 目 录 一、会议背景 ……………………………………………… 1 二、会议主题 ……………………………………………… 1 三、会议时间 ……………………………………………… 1 四、会议地点 ……………………………………………… 1 五、参会人员 ……………………………………………… 1 六、会议内容 …………………………………………… 4 七、组织机构 ……………………………………………… 1 八、会务安排 ……………………………………………… 1 （一）会前筹备 …………………………………………… 1 （二）会中安排 …………………………………………… 2 （三）会后安排 …………………………………………… 3 九、会议日程表 …………………………………………… 4 十、经费预算表 …………………………………………… 5 十一、会场布置图 …………………………………………… 6 十二、应急方案 ……………………………………………… 7 一、会议背景 朝阳家电有限公司走过几十年风风雨雨，时至今日已经发展成为员工众多著名科技人员和高层管理人员云集在做好内部管理工作的同时，客户管理工作公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品引起客户和消费者的关注宣传新产品，洽谈新业务宣传新产品，洽谈新业务2012年10月10日北京国际会议中心正式人员280人，有关领导和专家10人，工作人员10人。 赵田 夏楠 车辆保障组：负责接送与会嘉宾 安全保障组：负责会场安全维稳工作 八、会务安排 （一）会前筹备 1. 成立会务筹备组。安排秘书处进行会议文书和会议资料的编写，发放会议邀请函。 2.会务组成员在公司网站发布会议信息，并通过媒体记者进行会议前期宣传。 3.秘书处安排会议负责人王副经理与北京国际会议中心负责人进行会议场地及参会人员食宿方案的商定。 4.接待处与模特公司签订协议，确定礼仪人员安排。 5.采购处负责采购会议纪念品及会场布置所需用品，财务状况上报财务处。 6.设备组安装会场所需音响设备，提前检查线路，排除安全隐患，保障洽谈会顺利进行。 （二）会中安排 1.后勤保障组中的车辆保障组负责接送与会人员。 2.安排秘书处成员组织来宾签到和纪念品的发放。 3.会议安保人员要加强与会议无关人员出入会场的控制，避免新产品或保密性较强的文件遭到不法分子的窃取。 4.安排会议值班人员，做好值班电话记录和接待记录。做好信息传递工作。 5.接待采访会议的新闻媒体记者，由礼仪人员带入新闻媒体区。 6.秘书处在会中做好收集信息和会议记录工作。 7.会务组人员及时联络沟通做好反馈工作，保障洽谈会顺利进行。 8.后勤保障组中的医疗保障组负责来宾的医疗服务。 （三）会后安排 1.后勤保障组中的车辆保障组负责将与会人员送至机场、车站等地。 2.秘书处及时将会议文件资料进行收集、整理和归档，并交由公司档案处有关人员妥善保管。 3.后勤处连同会务筹备组负责会场的清扫整理工作。 4.财务处将本次会议所用经费制作成册供参考。 九、会议日程表 详见附件一 十、经费预算表 详见附件二 十一、会场布置图 详见附件三 十二、应急方案 （一）与会人员因交通原因等无法按时到会时，会务处应及时安排替代人员发言，保证活动的正常进行。 （二）当突发疾病或突发事故造成人员伤亡时，后勤处应及时进行临时医疗处理，拨打120和专人引导救护车，协助医务人员组织抢救。 （三）发生火灾等紧急事件时，工作人员应按照撤离路线引导与会人员安全有序撤离。 （四）会场发生混乱时，工作人员应有秩序的疏散拥挤人群，防止人员踩踏受伤。 时间 项目 内 容 负责人 地点 10月9日全天 外地报道 报到→领取文件→订返程票→安排住宿 李雨涵 赵甜甜 北京国际会议中心112 10 月 10 日 上午 7：00—9:00 当场报道、签到 报到、签到、领取宣传文件 李雨涵 赵甜甜 会议中心议会大厅 9:00—9:10 开幕式 主持人致开场白，宣布会议正式开始 李向阳 议会大厅 9:10—10:00 领导讲话 公司领导讲话、王副经理讲话 王副经理 议会大厅 10:00-10:20 发放纪念品 给与会嘉宾发放纪念品 李向阳 大厅纪念品发放处 10:20-10:40 合影 领导嘉宾进行合影留念 李向阳 议会大厅 10:40-11:30 安排住宿 安排与会人员住宿 李向阳 会议中心 10月10日 14：00-17：00 新产品介绍会 进行新产品的介绍