上海市计划生育科学研究所因公出国、出境护照.docVIP

上海市计划生育科学研究所 因公出国（境）审批及护照（通行证）签证办理流程（2013版） 随着我所科研工作的不断发展，国际合作愈趋活跃，出国（境）开展学术交流、访问和参加国际会议的人员不断增多。为了做好因公出国（境）管理工作，在更好地为科研人员提供相关服务的同时，进一步规范因公出国（境）审批手续，特制订本流程。 一、流程： （一） 所内审批 1、当员工收到邀请信（Fax 或 Email，在办理签证时必须提供邀请方签名的邀请信原件）并准备应邀出访时，须填写《上海市计划生育科学研究所人员出国（境）报批表》（见附件,以下简称“《出国(境)报批表》”），并提出拟组团出访的团长人选,待邀请信、邀请信译文等有关材料备齐后，报所在部门负责人审核。 《出国(境)报批表》在报送所办公室前，根据出访经费来源的不同，还应提请相关部门审批或提供有关材料，具体如下：当出访经费来源涉及本所科研经费时，应列明经费来源，并报所科技部审核；当出访经费由所部承担（或部分承担）时，由所办公室审核；如出访经费来源涉及邀请方时，还须提供其出资证明。 2、《出国(境)报批表》最终经所领导审批同意后，由所办公室外事专管员负责上报各级主管部门办理相关出国（境）手续。 （二）上海科学院行政审批与政治审查 1、所内审批流程完成后，所外事专管员将通知申请人填写《因公科技出国或赴港澳任务申请表（草表）》，并准备好3份邀请函复印件和译文及由申请人亲笔签名的2份日程安排表，再由所外事专管员负责对出访申请正式成文，并正式填写《因公科技出国或赴港澳任务申请表》连同其他相关材料报送上海科学院。上海科学院外事管理部门完成审核、批复等行政审批程序，一般需要5-7个工作日。 2、在行政审批通过后，所外事专管员将通知所党办人事部门向上海科学院政审主管部门报送相关政审材料。政审过程一般需要5-7个工作日。 （三） 出国批件申请 在通过上海科学院行政审批和政审后，由所外事专管员负责将上述相关材料报送上海市科学技术委员会国际合作处，申请任务批件。此过程一般需要7-14个工作日。 （四）护照办理 出访申请人若无因公护照或因公护照有效期不足6个月时，需重新申请办理因公护照。在办理因公护照前，申请人需提供1张身份证复印件和3张近期护照照片交所外事专管员进行办理（如有必要需出访申请人本人亲自前往上海外事服务中心拍摄）。此过程一般需要3-4个工作日。 （五）签证办理 1、办理签证前，申请人需准备好邀请信原件，并按不同国家要求填写签证表（或支付一定费用由外办人员代办）、准备照片（不同国家对照片尺寸要求各有不同），以及不同国家领事馆要求准备的其他相关材料。 各国签证要求可登陆上海市外事办公室网站查询，网址： /wsb/node466/node499/node500/node572/index.html。 2、上述材料准备齐全后，交由所外事专管员送至上海市外事办公室，再由上海市外事办公室直接送至各领事馆，领事馆可根据需要要求补充材料。此过程一般需要7-21个工作日。 （六）有关说明 由于各国家、地区签证（通行证）办理要求各不相同，办理时间也各有长短，自申请人向所部递交申请之日起计算，出访美国的相关手续办理过程一般为3个月左右，其他国家（地区）需要1.5～2个月。 二、简易流程图 护照签证办理程序简易图 上海市计划生育科学研究所办公室 二〇一三年六月二十一日 附件: 上海市计划生育科学研究所 人员出国（境）报批表 申请人 部 门 拟组团方式 □本单位组团 □参加外单位组团 拟出访地 拟出访时间 出访目的 拟出访人员 共 人：团长： 成员： 出访经费及来源 是否已列入年度出访计划 所在部门意见 所科技部意见 （当出访经费涉及本所科研经费时） 所办公室意见 分管所领导意见 5 收到邀请信 提出书面申请 完成所内审批 上科院行政审批 上科院政审 市科委办理批件 市外办办理护照 市外办办理签证