会务接待与组织方案.ppt

14、制定会议预算方案 文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用品费、 会议场所租用费 、会议办公费 、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。 15、布置会场 会场桌上物品摆放 会议座次先后顺序 会议室物品摆放 整洁、清新、统一、舒适 15、检查会场 （1）方式 现场检查 （2）检查的内容 资料的准备和确认 打印文件、PPT等 设备的准备和确认 投影、相机、音频线、麦克、白板、笔… 其他物品的准备和确认 横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇 会中服务工作 1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。 2、组织签到 3、会议期间 （ （1）时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间 （2）午餐确认： 留位确认、时间确认 （3）物品随检： 麦克、纸笔、茶水… （4）关于参会者反应 对内容、对环境（冷热） 4、宣传工作 照相、摄像、录音 5、 值班保卫工作 （1）值班工作 服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。 （2）保卫工作 ①重要与会者人身安全保卫 ②重要文件的保卫 ③会场和驻地的保卫 ④会议设备的保卫 ⑤与会者贵重物品的保卫 会后整理工作 1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 案例分析 某企业秘书小胡经常接待来自各方的各类来访者，对迎送来访者，她有自己的一套工作程序，客人提出告辞并起身后，无论接待室的门是否开着，她总是起身相送。当走到电梯门口时，她总是代客人按电梯。临别时不忘说声：“谢谢你的光临，下次再见。”并根据上司的吩咐决定送客路程的远近。 问题：上述案例中要注意什么 接待中的注意事项 1、不要过分热情 2、不可冷漠尴尬 3、不可小节失礼 4、不可人走茶凉 突发事件预防与处理 你曾经遇到过哪些突发事件？ 突发事件举例 主持人迟到 电脑损坏 资料缺失 突发疾病或意外 停电 …… 1、提前 提前做好任务分工，规定完成时间节点 宁可先预定再取消 提前做好预案 关键点： 资料准备、酒店预定、设备调试、交通… 2、复查 自己重复确认 换人重复确认 关键点： 物品准备的重复确认 关键信息重复确认：时间、地点 3、备份 备不足、备意外 （原定会议时间的临时增加） 人 如：多几个接待人员、多几个紧急联系人 财 留出足够的备用金 物 留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏 笔记本电脑 突发事件处理的注意事项 充分做好会前准备，避免突发意外事件 如发生意外，首先要做的是：镇定！ 不要抱怨要立即行动 利用现有资源 就近寻求支持 超权限及时请示 谢谢 一、会议接待 二、会场服务与食宿服务 三、会议后勤保障 四、送别参会人员代表 五、会场善后工作 六、会议文件的收集、整理与归档 案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉我们什么呢？ 会议要素 会议的要素 １、形式要素： 名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素： 指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素： 会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素： 会议经费、会议设备、会议服务设施。 基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责