公文電子化作業規範-秘書室.PDFVIP

敬請公告週知 公文電子化作業規範 2012 年7 月製 一、自 96/12/17 （星期一）起，本校所有公文皆採用無紙化線上簽核， 一律僅接受「電子簽核」作業。 二、針對發文內容及性質，請各位同仁事先辨別該公文是否『含實體附 件』，再至系統確實點選『電子含紙本』或『電子簽核』。 (一)為使紙本公文傳送量縮減請將各會議紀錄， (密件除外)以附加檔 案方式，電子簽核狀態傳送。 (二)會議簽到單掃描後以 JPG檔儲存再以「插入圖片之方式」放置會 議紀錄之最後頁面。 (三)會議紀錄之附件應另存檔案，一附件 (提案)一檔案。 ※上傳『漢龍系統』的附件檔注意事項，如下： （一）上傳附件檔名： 1 、請使用『中文字 』做為檔名，不超過10個字 。【檔名起頭請勿使用數字， 例如 12345…..】。 【舉例】舉辦研討會，受文者：全國各大專校院（一文多發）。 2 、可上傳多個電子附件，惟總量上限為 1MB ，否則易使系統自動 封鎖該文 之附件上傳/刪除功能。 3 、短時間內重覆上傳 /刪除電子附件 ，易使系統自動封鎖該文之附件上傳 / 刪除功能。 （二）承辦人擬辦公文時，給予附件或不給附件，請於公文首頁『正本』、『副 本』欄，註明清楚，是否給附件。 【舉例1】正本：教育部（不含附件） 副本：龍華科技大學（含附件 ） 【舉例2】正本：國立屏東科技大學（含附件） 副本：教育部（不含附件） 三、得採以「電子含紙本（實體附件）」簽辦公文之例外情況，說明如 下： (一)實體附件： 公文之附件若為實體附件或為無法電子化之檔案，如書籍、手冊、 領據、黏貼憑證…等，則採用「電子含紙本」方式簽辦。 (二)密件之公文 依據研考會之規範，密件公文建議以紙本方式簽辦，故本校屬密等 以上之公文，一律採用紙本簽辦。 秘書室 敬啟 第 1頁， 共10頁 敬請公告週知 公文電子化作業規範 2012 年7 月製 ※密件公文製作辦法： 1.承辦人於系統製作公文時，於主旨輸入 「密不錄由」(主要內容)後儲存， 取得創稿文號與條碼，接下來再於Word中繕打公文內容後， 以過去紙本 會辦方式進行陳核會簽作業。 2.簽呈部分 ，由承辦人員直接於線上進行結案作業。 3.發文 函稿或外來文部份 ，由承辦人員於線上傳送至文書組，文書組收發 人員接續協助發文或進行結案歸檔作業。 ※『簽稿並陳』製作辦法： 承辦人員擬辦公文時，若要採用『簽稿並陳』，請以『 函稿』為母 案。公文決行、擲回承辦人後，請承辦人傳送給文書組。如有『實 體附件』，請自行送至文書組辦理發文作業。 四、「電子含紙本（實體附件）」、「電子簽核」簽辦作業步驟： (一) 「電子含紙本（實體附件）」簽辦作業： 1 、承辦人在公文系統製作公文時，若附件為無法電子化之附件，承辦人應 於系統上之簽核狀態選擇「電子含紙本」方式簽辦，並在設定公文流程 後，進行線上傳送之動作。 2 、在電子公文傳送後，承辦人員應於 「公文追蹤」處列印公文簽核流程表， 附於實體附件上進行紙本傳遞與電子公文同步進行簽辦作業。 承辦人、主