物业管理业务外包管理办法.doc

1、目的 规范供方的选择及操作办法，提高业务专项管理水平，推进集约化工作进程。 2、适用范围 适用于各管理处、部门。 3、职责 无 4、过程控制及方法 4.1外包业务范围和形式 4.1.1目前，外部资源较多的业务包括：清洁绿化、园林、外墙清洗、消杀、电梯保养、消防系统保养、供配电系统保养及其它设备设施保养，安全管理等。 4.1.2外包的方法可以有以下几种形式： 4.1.2.1某项业务的整体外包，即由供方提供项目范围内的某类公共服务整体业务，如清洁外包。 4.1.2.2业务分包，即将某类公共服务业务进行细分，或根据业务的不同阶段拆解的外包，如设备管理业务中的电梯保养分包，或把开盘前的清洁开荒分包。 4.2选择外包的原由及控制流程 4.2.1选择将业务进行外包前提必须要保证服务的质量，着重从以下几方面考虑： 4.2.1.1政府对某些业务有强制性规定。 4.2.1.2由于技术保护或技术要求较高、相关的零部件较难获得等原因，需要避免或处理紧急情况（如部分重要设备的维修养护）。 4.2.1.3外包业务在当地市场发展较为成熟。 4.2.1.4出于公司发展和管理的需要，引进专业公司进行规模化、集约化操作。 4.2.1.5自主经营成本高于专业公司经营成本。 4.2.2 外包选择流程 4.3供方的选择 4.3.1选择途径 4.3.1.1选择行政主管部门指定的供方。 4.3.1.2通过行业交流，向本地区的其它物业公司了解，选择专业能力强及绩效好的供方。 4.3.1.3选择设备的制造商提供的、有产品的维护和修理服务能力的供方。 4.3.1.4通过行业协会，选择符合专业要求的供方。 4.3.1.5选择集团其它兄弟公司有良好合作关系的供方。 4.3.2供方评估 4.3.2.1通过调查选择三家以上同类型有资格的供方进行评估。供方评估的重要参考因素，具体考察以下方面： 组织是否健全、合法并能独立承担民事责任，是否有足够的经验； 供方专业技术能力是否满足项目要求； 是否有足够的专业人员支持本项目的完成； 供方项目经理的能力是否满足项目要求； 供方的专业服务是否及时、配套； 供方是否拥有必要的设备、工具和设施以满足运作； 供方激励员工的方法和生产率计量的方法是否合理； 评估供方承担风险的能力确信其能对任何责任事故完全能履行义务。 4.3.2.2必要时，需要选择供方目前正在履约的一些项目进行现场考察。 4.3.2.3根据外包项目与供方洽谈确定价格，并收集整理相关资料按公司规定的流程进行报批，并签订合同。 4.3.2.4公司建立合格供方清单，对合格供方每年进行一次评估以确定其资格。具体详见《采购管理程序》 4.3.2.5合同期满前，对不续签合同和续签合同的供方均需进行全面的履约效果评估。经过评估合格的供方能与其续签合同。 4.3.3合同价超过2万元以上的，以及某项业务全面外包（如清洁）需要按《招投标管理办法》规定的程序选择供方。 4.4外包费用测算方法 4.4.1经验测算法:此方法较适用于供方评估确定外包的方式。 4.4.1.1统计拟外包项目过去两年或同类型其他在管项目的年均费用及构成。 4.4.1.2确定拟外包项目服务标准,并与过去两年服务标准对比提升程度而产生的费用。 4.4.1.3根据经验确定合理的人员配置及设备、工具配置和物料消耗费用。 4.4.1.4考虑合理的酬金及税费确定外包费用。 4.4.1.5根据以上结果初定外包可承受费用限额。 4.4.2成本测算法：此方法较适用于招投标确定外包的方式。 4.4.2.1确定拟外包项目服务标准； 4.4.2.2根据服务标准确定人员数量、装备配置、物料消耗，计算自营的最小成本支出； 4.4.2.3考虑合理的酬金及税费，确定外包费用； 4.4.2.4根据以上结果确定外包费用范围。 4.5 外包合同 4.5.1确立公司各类外包业务的统一合同文本，合同评审详见《合同（协议）、管理程序》。 4.5.2外包合同的内容应至少包括：合同标的、数量、付款方式、双方权利和义务、违约责任、解决争议的方法等内容。作为对供方服务质量要求的相关服务标准，以及对供方的监控处罚办法，以及供方提供的一些作业说明书等内容，也应作为合同的附件与合同具有同等的法律效力。 4.6 外包监控办法 4.6.1公司建立对各类业务外包的监控管理办法，监控包括管理处和公司两个层级。管理处根据小区的实际情况，指定一名或一名以上的专人负责对某项业务外包的服务质量的监控。 4.6.2管理处通过每日巡查、每周检查、每月、季、年评估等方式监控供方提供的服务，检查内容包括：服务质量、人员礼仪、工具材料、水电消耗（我方承担相关费用的）。对不符合要求的现象提出整改要求，如供方未按要求整改或未执行合同条款，按合同附件处罚标准进行处罚。 4.6.3公司品质管理部每季度对清洁、绿化