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公文管理知识 市政府办公室 范晖 一、公文的概念 ??? 所谓公文，它是公务文书的简称，它是党政机关、人民团体、企事业单位在办理公务活动中，经过一定的处理程序而形成的具有法定效力和规范体式的各类文字材料。 含义要点 （一）公文是处理公务、沟通情况的一种 工具； （二）公文的形式和形成程序有统一的规定和要求； （三）公文是具有规范体式的书面文字材料。 二、公文的分类 按来源分：收文和发文 按行文关系分：上行文、平行文和下行文 按传阅范围分：保密公文、普通公文和发布公文 按处理时间分：特急件、急件和平件 按内容性质分：党内公文、行政公文、群团公文和企事业商务公文 三、公文的作用 （一）规范作用 （二）指导作用 （三）联系作用 （四）凭证作用 五、公文的种类 行政公文主要包括： （一）决议（新增）。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定 。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位及人员。 　　（四）公报（新增）。适用于公布重要决定或重大事项。　　（五）公告。适用于向省内外宣布重要事项或者法定事项。 　　（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 　　 （七）意见。 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 　　 （八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知事项，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，任免人员。 （九）通报 。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （十）报告 。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。  （十一）请示 。适用于向上级机关请求指示、批准。 （十二）批复。适用于答复下级机关的请示事项。 （十三）议案 。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （十四）函 。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 企业公文 在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为通知、通报、报告、请示、会议纪要、信函、工作计划要点、公司及产品介绍、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等 。 六、公文的文风语言要求 1、真实准确 三不写：内容不真实不写、情况不了解不写、 素材不落实不写 2、逻辑严谨、 交代清楚 总体逻辑构思：是什么（情况、特点、问题）—怎么样（成绩、收获、做法）—为什么（原因、经验、教训）—怎么办（措施、希望、要求、号召） 根据文种，各有侧重。 3、朴实庄重 不用欧式长句，不用华丽辞藻，多用书面语，不用口语、方言。 4、简明扼要 开口见山，少说套话；语言精练，提倡简短。 5、鲜明生动 语言流畅，避免重复；巧用修辞润饰（排比、借代、对仗、比喻） ，增强可读性。 如：让群众“少跑一趟路、少进一扇门、少找一个人” 六、公文的文风语言要求 6、合乎语法 （1）不能滥用省略；例：引培人才,危化品 （2）遣词搭配准确； 例：凡属自己职权范围内的事情都要抓紧解决 （3）防止语意重复； 例： 学习有关政策的规定 目的是为了 （4）防止成分残缺。 例：现将《规定》转发你们 认真解决困难群众住房 7、符合逻辑，避免歧义 例：减少了*倍 七、公文拟写的步骤与方法 （一）明确发文主旨 1、文件的中心内容是什么？ 2、采用什么文种？ 3、明确文件发送范围和阅读对象。 4、明确发文的具体要求。 （二）收集有关资料，进行调查研究 1、围绕主题收集材料 一是收集和阅读有关的文字材料； 二是到实际当中搜集活材料。 2、善于分析材料提炼观点 （三）拟出提纲，安排结构 勾画主要框架，对全篇做到通盘安排、胸有成竹， （四）落笔起草、拟写正文 1、 要观点鲜明，用材得当。 2、 要语句简练，交代清楚。 ??? （五）反复检查，认真修改 理顺结构，排对序号，详略得当； 通读全文，修改病句、标点、错别字； 核对日期、人名，对照公文规则。 八、公文的基本格式 公文格式结构可分为版头、主体（正文）、版记三要素 版头部分 ——份号即公文编号（秘密件用）。 ——紧急程度，分“特急”、“急件”两等。 ——秘密等级和保密期限，分“绝密”、“机密”、“秘密”。（3号黑体字） ——发文机关标识。（字体小标宋，小于22×1