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浅谈信息化环境下中小企业会计档案管理问题 　　[摘 要] 随着信息技术的普及，会计核算逐渐由传统手工记账演变为信息化方式。会计档案的保存方式也发生了质的飞跃――由原来的纸质保存演变成为磁性介质和纸质并存，这些变化对会计信息的保存提出了新的挑战，也对会计档案保管提出了新要求。本文着重分析了信息化环境下中小企业会计档案管理的现状，并对中小企业会计档案管理中存在的问题进行分析，最后提出解决问题的具体措施。 　　[关键词] 中小企业；信息化环境；会计；档案管理 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 17. 018 　　[中图分类号] F232；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）17- 0026- 03 　　1 信息化环境下中小企业会计档案管理的现状 　　1.1 电子介质存储在中小企业中占据主导地位 　　在网络环境下信息技术是企业责任人获取会计核算信息的重要途径，利用会计信息化技术有利于提高企业的核心竞争力，解决会计核算中存在的“孤岛”现象，也可以提高企业会计决策能力和企业财务管理的水平。 　　传统的会计档案只是以纸质保存保管，即纸介质是企业保存会计档案的唯一方式。随着信息时代的发展，电子计算机技术得到了普及和应用，在信息化环境下，中小企业的会计档案早已经不是单一用纸来保存了，现在的存储介质还包括以计算机为基础的财务会计核算软件。随着信息技术的不断发展，会计核算档案用电子介质保存的中小企业会越来越多，并最终占据重要地位。 　　1.2 中小企业利用电子介质存储更加便捷 　　会计信息化环境下，会计档案是依靠信息技术生成的，其会计核算信息储存方式的便捷性特征非常明显，在传统的会计核算中，信息大多数是依托手工处理生成的，而会计信息化下的会计档案则是由电子计算机系统在核算完成时自动生成的，会计信息系统会依据会计人员录入的凭证、会计账簿或其他会计数据进行智能化分析，最后可以生成相应的会计报表。另一方面，当对应的会计数据出现不对应或错误的状态时，系统会根据录入的错误情况进行预判并进行预警和提示修改，保证软件输出结果的客观性、安全性和真实性，从而在一定程度上能够避免一些中小企业做假账或者偷税漏税的行为。 　　1.3 企业会计信息化档案管理存在不安全因素 　　一方面，电子信息档案存储在电子介质中，而且大量的会计信息高度集中在一个便携式的设备中，这就可能为职业道德水平不高的会计人员提供很大的便利来篡改会计信息，由于中小企业有一些具有登录权限的会计人员拥有账号和密码，这就可能导致电子会计核算数据被恶意篡改后不会留下作案痕迹，而且难以使重要的会计数据复原，这就增加了中小企业会计核算数据造假的风险。另一方面，储存会计核算信息的介质的质量、会计数据存储有一定的有效期、软硬件维护和更新等诸多问题都可能增加会计数据的安全风险。中小企业中传统的会计档案是纸质的原始凭证、会计账簿和会计报表等原始资料，这就会占用大量空间，档案室需要配备专门的档案管理员，而且管理这些会计档案容易出错，与此同时，查阅这些档案也非常困难。此外，用于存储会计电子档案的硬盘、光盘等介质多为磁性介质，而磁性介质对外界环境的依赖性很强，这需要注意防水、防火、防潮、防磁，还要谨防被会计人员恶意修改。所以，必须加强会计数据的权限管理，否则就会造成难以估量的损失。 　　2 信息化环境下中小企业会计档案管理存在的问题 　　2.1 领导层的重视程度不够，资金投入不足 　　我国的会计信息化尚处于初级阶段，我国各个行业的中小企业都在不同程度上采用了会计电子档案，然而，我国一些中小企业的负责人和会计工作人员的管理观念仍然没有转变，会计信息化档案保管的意识淡薄，对会计信息化档案的重视程度不足，不能依照会计信息化档案的特点按时将相关的电子原始凭证、电子记账凭证和电子会计报表等重要会计数据从企业会计系统中保存到企业外部存储器当中，审计人员不能按时对电子会计档案进行查证和验证，一旦操作员操作失误就有可能造成信息被大量删除，可能导致难以挽回的损失。 　　对于我国当前的中小企业来讲，电子会计档案的信息化管理是一项极为复杂的系统工程，这就需要企业投入大量的资金来进行本企业网络平台数据库建设，实现制造环节、配送环节、销售环节、工资发放环节的交互和企业资源的共享，从而发挥各个电子信息管理系统之间的协同工作效应。但是，从当前的一些中小企业投入的资金量来看，研究经费投入不足的问题比较常见，企业的信息化网络平台建设和管理的流程相对滞后，各个中小企业的子系统之间的资源配置不够合理，子系统相互之间的协同能力较差，无法在各个环节之间形成交互和沟通，从而使中小企业会计核算数据被破坏或者丢失。 　　2.2