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论我国高校院(系)办公室管理工作建议 　　摘要：本文阐述了高校院(系)办公室管理工作的特殊性和重要性；分析了当前社会发展、科技进步以及高等教育体制自身改革对高校院(系)办公室管理工作带来的机遇和挑战；并结合当前我国高校院(系)办公室管理改革的总体要求及信息化的发展趋势，提出了改进和完善高校院(系)办公室管理工作的一些具体对策。 　　关键字：高校；院(系)办公室管理；对策 　　 中图分类号：G451 文献标识码：A 　　 　　 　　1．高校院(系)办公室管理工作的特点 　　1．1事务繁杂 　　院(系)办公室的工作繁多复杂，但大体可分为教学管理和行政管理两部分。教学管理包含教务管理、学籍管理、成绩管理、教学档案管理、教学督导、教学工作量核算等内容，它不但要协助系部领导做好教学管理工作。还要协调与主管部门的业务关系，既要对教师、学生做到热情服务，又要对细小的工作一丝不苟、精益求精，否则就会给教学工作带来不便。行政管理除了教学管理外，其他工作原则上都要归并其中，诸如公文收发、会议通知、水电维修、设备维护、安全卫生、统计报表、日常考勤、津贴发放、教学办公资金的管理以及有关科室工作督促检查等，每一项工作看起来都很琐碎，但都很重要，缺一不可。 　　1．2组织和协调作用 　　院(系)办公室是系部管理工作过程中的中枢部门。从行政管理体系的纵向看，院(系)办公室面对下属各教研室及相关科室；从行政管理体系的横向看，院(系)办公室面对学校各党务机关和行政部门。为使系部所属各教研室在教学科研和其它活动中与学校各党务机关及行政职能部门思想、行动保持一致，就要通过院(系)办公室(在系部党政领导的指挥下)对全系部所属的各教研室及相关科室甚至各位教师进行协调，使全系部的各种活动统一到党及领导机关的总体目标上来。院(系)办公室在全系部的行政管理系统中所处的这个特殊位置，决定了它必须承上启下、联系内外、沟通左右，协调好各方面的关系，保证全系部的教学、科研工作及其它活动顺利进行和高效运作。 　　1．3参谋和智囊作用 　　院(系)办公室的首要工作是经常参与研究系部里的重大问题，及时向系部党政领导反映情况，并提出建议。特别是在学校内部体制深化改革的过程中，系部作为办学主体，会有许多新的决策要出台。这些新的决策，一方面要以学校的规章制度为依据，另一方面还要借鉴其他高校及校内各系的经验，同时更要结合本系部的实际情况及专业特色来制定适合本系部发展的策略。因此在系部党政领导决策之前，院(系)办公室应该协助领导调查研究，搜集信息并加以分析，综合各方面的情况，提出可供参考的建议和方案。因此，要十分重视做好日常信息的搜集和整理工作，掌握信息要及时并且准确，要善于捕捉到那些超前信息和执行政策的反馈信息。前者可以帮助党政领导超前决策。后者则可以总结经验教训，使决策不断趋于完善。 　　2.新时期高校院(系)办公室管理遇到的问题 　　在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临着诸多方面的挑战。高校在扩大办学规模、加快科研教学设施建设、提高办学质量和学术声誉、改善师生员工学习生活条件等方面压力更大，任务更为艰巨。学校的全面改革与建设是一个庞大的系统工程，它涉及到学校管理的方方面面。作为服务于高校各项事业发展的院(系)办公室也必然面临着挑战。认清以下几方面挑战，将对高校的全面发展起重要作用。 　　2．1办公室职能和目标模糊不清 　　高校院(系)办公室要发挥其最大的功效，为领导和师生员工提供一流的服务，在高校改革与发展中起到更大的作用，就应当先明确院(系)办公室应有的职能和应达到的工作目标。而职能与目标又不是一成不变的静态指标，随着各种新问题的出现，院(系)办公室职能与目标都会有相应的改变，尤其是工作目标，其动态性更加明显。在实际工作中，高校院(系)办公室很多时候只是按部就班地完成日常工作，就很难解决一些需要创新思维和充分发挥主观能动性的问题。一些不断涌现的新业务，看似与办公室管理无关，实际上仍是院(系)办公室业务的扩展。而一些看似归属院(系)办公室管理的工作，实际上又不属于其管辖范围，院(系)办公室人员极易“越俎代庖”，这一切都从一个侧面说明高校院(系)办公室存在着对职能与目标认识不清的问题。 　　2．2办公室工作人员整体素质不高 　　办公室工作要讲高效率、高质量，这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方面的内容：一是办事速度，二是办事质量。只有在保证办事质量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。高校院(系)办公室工作人员只有具备过硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风，才能满足工作的要求。但现实情况是部分院(系)办公室人员素质起点较低，得到培训与学习的机会又少，他们在思想、业务各方面与高校管理的需要还有一定的距离。主要表现在