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关于提升学校档案管理效率的几点思考 摘 要：学校档案蕴含着丰富的信息资源，科学合理的使用这些信息对改善提升学校的管理工作具有非常积极的作用。本文结合笔者具体工作实践，就如何做好学校档案管理工作展开积极探讨，旨在抛砖引玉，相互交流，为切实提升学校档案管理工作添砖加瓦。 关键词：档案管理；学校；效率 中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2015）01-254-01 作为沟通历史与未来的桥梁，联系社会与人生的纽带，档案以各种形态记录着人们在实践中积累下来的知识、经验和各种身份信息。对广大高等中学来说，档案建设工作更是与教育、教学、科研、管理等活动密切相关[1]。在教学改革不断深化的过程中，如何改进档案管理效率，提升档案使用价值，更好地服务学校管理、教育、教学工作，也成为一个值得广大教学工作者深入思考的课题。借此，笔者将结合自身工作实践，就如何提升中学档案管理效率提出如下几点看法： 一、转变思想，营造良好氛围 档案管理工作是一项系统化的工程，做好学校档案管理工作不仅离不开档案工作人员的认真负责，更需要学校其他工作人员的协调配合与积极参与。加强全体员工重视档案管理的思想意识，将档案管理工作重视起来[2]。从领导层面开始就要充分重视档案管理工作，将档案管理纳入到学校日常管理体系中来，加强诸如《档案法》、《档案管理条例》等规范性文件的学习，充分认识档案管理在学校政治文化建设中的积极作用，形成人人重视档案管理、人人参与档案管理的良好氛围，在具体工作实践中，应考虑如何推进档案管理的规范化进程，如着力做好档案管理的“三纳入”、“四同步”等工作，所谓“三纳入”，即档案管理工作应纳入议事日程、工作进程以及相关的责任岗位。所谓“四同步”，即在开展工作时同步提出文件材料的归档要求，检查进度时同步检查文件资料形成情况，验收成果时同步检查鉴定档案材料的准确性和完整性，考核评审时同步提供档案证明材料。 二、开发信息，提升技术水平 学校在发展改革中也在逐步推进档案管理的信息化进程，借助计算机和现代网络设备改善提升网络管理效率，确保档案信息质量的提升[3]。学校档案信息是记录在一定载体上固定信息，能够客观准确地反映与学校发展相关的人、事、物的原貌。然而，未经开发的档案信息往往只是对原始信息的单纯记录，对应的信息往往也处于静止、分散、孤立的状态。从学校档案信息利用需求的角度看，现阶段的档案管理工作也应加快信息化的开发力度，一是要加快对学校馆藏档案信息的梳理、汇编，使之成为系统、集中、动态的信息；二是结合各类信息的不同特征以及用户的个性化需求，对档案信息的编撰形式进行创新，以满足不同用户的个性化需求；三是要结合学校发展实际，尽快建立计算机自动化管理系统，提升档案信息查询的查全率和查准率。 三、完善机制，改进工作质量 对于档案管理工作质量的提升，离不开完善工作机制的保障。需要着力做好如下相关工作，一是要建立健全相应的档案管理规章制度，这也是档案管理实现现代化的行为准则，加强《档案库房管理制度》、《综合档案室工作职责》、《档案利用制度》、《档案人员工作职责》、《档案保密制度》等相关制度的学习，让大家都能够照章办事，同时也要求各部门、处室更加重视档案管理工作，对照相关制度要求研究并认真完成本部门的档案工作任务，确保档案管理保质保量完成。二是要加大投入，夯实基础，加强档案管理制度建设，确保档案管理工作的可持续发展，在档案管理的经费支出上，各级领导要舍得投入，做到年初有预算安排，确保本校档案建设管理中的各项经费支出。三是将档案管理工作纳入考核范围，尤其是要将档案管理工作与领导人、部门负责人以及档案专职人员工资、奖金挂钩，以制度规范引领工作开展。 四、加强指导，完善人才保障 在开展档案管理相关具体工作中，高素质专业人才的作用尤为关键，档案从业人员队伍总体素质的高低也将直接影响整个档案事业的成败，因此，在改善提升档案管理效率的过程中，着手建立一支政治过硬、结构合理、业务优良档案队伍也迫在眉睫。首先，对于学校来说，档案管理工作也是一项政治性很强的工作，没有很强的责任意识，是很难做好这项工作的，档案工作者必须具有坚定、正确的政治方向，积极向上的人生价值观，强烈的事业心和高度的责任感，具备较强的政治鉴别能力。其次，随着学校档案管理现代化进程的不断推进，档案工作者也必须具备更为宽广的专业知识，具备信息化背景下档案管理的专业素质能力，能熟练操作计算机、数据库以及相关软件系统。再次，学校档案人才的培养，还应注重内部挖掘与外部引进的结合，既要注重引进一些高素质的档案管理专业人才，还要加强内部队伍的培训与交流，让大家在交流互动中不断改善提升自己的专业技能，做到互通有无，共同成长。 参考文献： [1] 张文山.提高高校档案管理效率的几点思考[J].科技创业家，2012