用excel自动生成《国资委企业财务决算报表》数据.docVIP

用excel自动生成《国资委企业财务决算报表》数据 一、导出Excel报表 《系统》，提供了报表数据于Excel的连接，可直接将已有的报表数据导入到Excel中，生成Excel表格。其格式和《系统》内报表完全相同。 为了方便操作，我尽量详细说明，并附《系统》相同图示。 1、启动《系统》（如图1） ? ? ? ? 图1 2、单击“传送”菜单下的“导出到Excel”子菜单，出现如下窗口（如图2） ? ? ? 图2 3、在弹出的窗口中选择要导出数据的单位，单击“确定”按钮；出现如下窗口（如图3） ? ? 图3 4在弹出的窗口中单击 按钮，选择导出Excel文件的保存路径； 5、选择要导出Excel的报表（点全选），单击“确定”按钮即可。 到此《系统》内部报表已完整成功导出来了。为了方便叙述，我们导出的国资委excel报表定名称为《国资委excel表》。 二、数据采集 1、首先导出一个年度《科目发生额及余额表》 成功导出《国资委excel报表》才算顺利完成了第一步，接下来就是数据的采集问题，既如何快速完成数据的录入工作。 此方法技术含量较低，不使用连接数据库技术，一般人员都能够掌握，如果你现在使用了财务软件，那更方便数据的采集了。 打开财务软件导出一个年度《科目发生额及余额表》，设定会计科目为二级，导出格式为excel,(具体方法不在赘述) ? ? ? 把年度《科目发生额及余额表》插入到《国资委excel报表》工作簿中，成为《国资委excel报表》中的一个工作表。把《科目发生额及余额表》命名为“基本数据”。 2、利用excel函数自动生成相应报表 以资产负债表为例，详细说明怎样利用“基本数据”生成资产负债表，为了便于理解下面插入一个资产负债表。 ? ? 利用条件求和函数自动生成相应的数据，例如:在货币资金年初余额单元格输入“=SUMIF(基本数据!A:A,库存现金,基本数据!C:C)+ SUMIF(基本数据!A:A,银行存款,Sheet1!C:C)”,资产负债表中货币资金年初余额就自动把“基本数据”表中的库存现金好银行存款期初数据相加，合计金额为136848233.90元。其他表和科目原理相同，在这里不在叙述。同理根据“基本数据”表中的数据可以自动生成全部的《国资委excel表》数据。 三、导入Excel数据 下面的工作就是将Excel表格中数据，批量导入《系统》报表中，导入Excel数据时，为确保数据的正确性，Excel表格中表结构应与《系统》表结构一致，当然我们导出的《国资委excel表》与《系统》表结构完全一致，然后要明确导入数据存放的单位，就是你导出的《国资委excel表》存放的路径。 ? 选择[传送/导入Excel数据]菜单，弹出导入Excel数据窗口见图4 图4 ? 单击“选择单位”按钮，弹出单位选择窗口，选择要导入数据的单位（可多选，进行批量导入），见图5 ? ? ? 图5 选择你要导入的单位，（当然就是你刚才导出的单位），单击“确定”按钮，回到导入Excel数据设置窗口：可以看到，窗口中包含两个页签：“单位→文件”、“报表→区域”见图4，需要用户分别设置，单位对应的Excel文件及报表对应的工作表区域，只有设置了数据表格的对应关系，才能进行数据的导入。 ? 设置导入的《国资委excel表》文档位置 设置导入的《国资委excel表》文档需要耐心，单击“导入文档位置”编辑框后的按钮，选择《国资委excel表》文件存放的路径，选择完成后，系统将读入该路径下的所有《国资委excel表》文件。如果你知道其位置，又找不到选择按钮，可以直接输入其路径。 ? 设置单位与《国资委excel表》文件的对应关系图6 ? ? ? ? ? ? ? ? 图6 ? 单位与《国资委excel表》文件的对应关系是最重要的，设置不正确就不能导入数据，我已经全部正确设置好了对应关系，在图6中可以看到，并且生成了通用的接收关系文件，每个使用《系统》的朋友都可以直接接收使用，窗口中罗列了所有需要导入数据的单位，双击“对应Excel文档”列下的编辑框，弹出可选Excel文件列表，分别选择各单位对应的Excel文件。设置报表与工作表中，导入数据的区域的对应关系： （1）选择“2.报表→区域”页签，系统将读入该Excel文件中所有工作表，由于每户单位的报表都是相同的，所以只要设置一个示例文件的报表对应关系即可； （2）双击“对应Excel表页”列下的编辑框，分别选择各报表所对应的工作表； （3）设置数据区域 ???? 使用“设置关系”按钮进行数据区域设置：单击“设置关系”按钮进入设置关系界面，在报表中选择要导入的区域，然后填写对应的Excel行和Excel列的区域，点击添加即可； ???? 也可以直接在“数据区域”框中输入导入数据的区