报表处理基本操作祥解.ppt

二、报表处理基本操作 2.1 报表概述 2.2 报表格式定义 2.3 报表公式定义 2.4 报表数据处理 2.5 调用报表模板生成报表 2.1 报表概述 1.财务报表的相关概念 2.启动财务报表 财务报表的相关概念 （1）格式状态和数据状态 格式状态：进行有关格式设计，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、设置关键字；以及定义报表的单元公式、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏，不能进行数据的录入、计算等操作。 数据状态：管理报表的数据，如输入数据、录入关键字、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。 财务报表的相关概念 （2）单元：组成报表的最小单位。单元名称由所在行列标识。如：C8表示第3列第8行的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。 数值单元：用于存放报表的数据，内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。 字符单元：也是报表的数据，内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，可以直接输入，也可由单元公式生成。 表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样在格式状态下输入和修改。 财务报表的相关概念 （3）组合单元。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，在处理报表时将组合单元视为一个单元。 （4）区域。由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。最大的区域是一个表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。 （5）表页。一个报表最多可容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但数据可以不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示。 （6）关键字。关键字可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中选择表页。报表共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。 单位名称：字符型，该报表表页编制单位的名称 单位编号：字符型，该报表表页编制单位的编号 年：数字型，该报表表页反映的年度 季：数字型，该报表表页反映的季度 月：数字型，该报表表页反映的月份 日：数字型，该报表表页反映的日期 财务报表的相关概念 启动财务报表 操作步骤： 单击菜单中“财务报表”命令， 单击“确定”按钮进入财务报表窗口， 单击“日积月累”对话框中的“关闭”按钮 单击“文件” →“新建”命令，建立一张空白报表。 报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。 报表定义需要在“格式”状态下进行。 1.设置报表尺寸 设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。 2.定义组合单元 有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。 2.2 报表格式定义 2.2 报表格式定义 3.画表格线 报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。 4.输入报表项目 报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。 注意，在输入表间项目时，编制单位、日期一般不需要输入，财务系统将其单独设置为关键字。 2.2 报表格式定义 5.定义报表行高和列宽 如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。 6.设置单元风格 单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。 7.设置关键字　　关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。 2.2 报表格式定义 8.调整关键字位置 如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为象素。 2.3 报表公式定义 报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。 1.计算公式 计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为“单元公式”。 定义计算公式就是指明报表中的数据来源。因此定义报表的计算公式，是自动生成报表数据的基础。它输入即可直接输入，也可引导输入。 2.3 报表