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如何加强工程档案齐全性、完整性与系统性 徐君英 嘉兴市水务投资集团有限公司 浙江省嘉兴市 314050 摘要：工程档案是指在工程建设过程中形成的原始的、图物相 符的具有保存价值的真实记录和实际反映，记述和反映建设项目的规 划、设计、施工及竣工验收的全过程。只有在每一阶段完成各自职责 范围内的归档资料的收集、整理与归档，才能确保工程档案齐全性、 完整性与系统性，才能为以后工程的运行、维护与扩建提供正确的信 息资源，为本单位及社会的经济建设节约大量的人力、物力与财力， 推动社会更快发展。 关键词：工程档案 齐全性 完整性 系统性 中图分类号：E271 文献标识码： A 随着社会经济的快速发展，城市建设的步伐也越来越快。新工程 项目建设、旧工程项目改造、扩建等越来越多，可每当要查阅相关的 档案时却找不到想要的事实依据，这就给新工程的建设带来不少麻 烦。如我们水务公司主要业务是城市供水、污水处理及水利防洪工程 建设、运行与维护。承担的建设项目，有好多是市政重点工程项目， 工程的验收必须要先进行档案专项验收。结合多年来的工作实际，目 前工程档案中存在问题较多的是前期资料收集不全；施工、监理资料 质量不保证，浮于应付建设单位；竣工图编制不真实、不全面；验收 1 材料不完整。致使工程档案不齐全、不完整、不系统，给新工程的建 设、旧工程改造、旧设备更新带来很大的麻烦，工作带来被动。 一、目前工程档案存在问题主要表现在以下几个方面： 1 1 11 （ ）工程前期归档材料收集不齐全。 有些工程项目建设持续时间较长，如我们的污水处理一期工程， 1998 1999 12 2003 4 从 年开始项目调研， 年 月项目批复，到 年 月 5 开始试运行，时间跨度约 年，其中涉及单位多，部门广，由于多 种原因，致使有的资料无法收集全，造成工程归档材料不齐全、不 完整。如工程前期资料，由于项目刚组建时先由环保局负责，成立 污水处理指挥部，后来再成立嘉兴市联合污水处理有限公司，着手 污水处理的建设工作，其中，在人员的变更时没有及时移交相关的 档案材料，导致有些材料就不知去哪儿了，造成各种需要归档的原 始记录无从找起，给后来的工作带来很大不便。现在公司进行金融 改革，要补办一些产权证明，查找一些原始的记录与相关证件，却 找不出来，有些还得从新再补办，给后来的工作带来很大的麻烦。 2 2 22 （ ）施工、监理单位的归档材料不完整，质量不保证。 相当多的施工单位在工程建设中档案管理明显滞后于项目建设 的进程，项目已竣工验收了，施工资料还拿不出来，更不要说整理了。 到了不得不移交时，才肯花精力、花时间去做，而做出来的资料不完 整，质量不保证，因为有的资料是为了做资料而做资料的，并不是当 时工程建设的真实记录，失去档案的原始价值，只是为了应付建设单 位。况且，有些档案材料书写不规范，缺少日期，各单位的签字盖单 2 等，材料质保单收集不全，甚至有些就根本与实物对应不起来。这样 就缺少归档资料的齐全性、完整性与真实性，不再是真实地反映建设 的全貌，失去档案的原始价值。为以后的事实依据查找带来不可补救 的局面。 3 3 33 （ ）竣工图的编制不完整，标识不统一。 按照国家的有关规定，建设项目的竣工图应准确、清楚，修改到 位，能真实反映项目竣工时的实际情况。但有的建设项目，设计变更 在竣工图上没有修改到位并注明修改的依据；未在变更的依据性文件 上注明被修改的图号；修改方法不参照有关标准，标识不统一；还有 由于变更执行程序的不规范，没有事实依据，只是口头的说明，极易 导致竣工图误差和失真。