项目工程档案管理办法详解.doc

工程建设部项目工程档案管理办法 总则 为了做好工程项目档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档规范》（GBT 50328-2014）等文件的有关要求,结合本公司实际情况制订本档案管理办法。 工程档案是指从工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到工程竣工的全过程中形成的应归档保存的文件、图纸及声像等资料。 归档范围：可行性研究；设计基础材料；设计文件；工程管理文件；施工文件；竣工文件。 工程档案资料的收集 档案资料的收集必须与工程建设同步进行；公司各部门平时要收集整理各种资料，包括来往文件、报告、批复、合同、协议、证明等，图文、影像材料，需纳入竣工资料进行整理、成册的有关资料应提交相关部门装订。不需纳入竣工资料的，由各部门单独装订成册，妥善保管，以备查验。 收集归档的项目文件材料应为原件。其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，公司应收集复印件归档保存；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注明原件存放处后归档保存。 收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工记录应是现场原始记录，填写内容规范，相关签署手续完备。 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等易褪色笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。 数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不可擦写光盘保存。 竣工图编制要求： （一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人(建设单位)规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任；工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人(建设单位)负责或委托有关单位编制。 （二）竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。 （三）一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置、结构形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图签能全面反映签署情况的，可不另加盖竣工图章。　　（四）重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。 工程档案资料的归档 工程档案资料归档，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则进行分类整理组卷。 (一)立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。　　?(二)勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。　　?(三)招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷。　　?(四)工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。　　?(五)工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。　　?(六)计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。　　(七)各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一览表。　　(八)监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。　　?(九)工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。 公司或项目公司与设计、施工、监理、项目科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确档案收集整理依据、质量要求、归档份数、载体形式、移交内容、移交套数、完成时间及违约责任等要求。应根据《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省重点建设项目档案管理登记办法》的规定，按照项目档案登记工作管理权限，及时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记办理表”，并按项目档案管理程序向相关单位报送。交通运输部和厅审批初步设计的水运建设项目档案移交进馆工作执行《交通档案进馆办法》，省重点水运建设项目档案移交进馆工作同时执行《福建省重点建设项目档案移交办法》（暂行），其他水运建设项目档案移交进馆工作参照《交通档案进馆办法》执行