项目四会议与商务活动管理.pptVIP

* 项目四 会议与商务活动管理 项目分解： 子项目一 会前策划与筹备 子项目二 会中服务与管理 子项目三 会后工作 子项目四 常见会议与商务 活动 项目四 会议与商务活动管理能力目标 ? 掌握策划方案的编写工作 ? 掌握会场选择与布置的方法及技巧 ? 掌握会中与会后工作的技巧 ? 掌握常见会议和活动的服务与管理技巧 项目四 会议与商务活动管理知识目标 ? 掌握会议策划的内容 ? 掌握会前准备工作的内容 ? 掌握会中服务的工作内容 ? 掌握会后工作的程序 ? 掌握常见会议与活动的程序 子项目一 会前策划与筹备 一、会议策划的含义 是指为了使会议达到预期的目标，进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。 会议策划的内容包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。 二、会议策划的工作流程 1．确定目标，进行调研 2．分析材料，作出方案 3．比较论证，选择方案 4．实施反馈 三、会议策划方案的内容 1．确定会议的主题和议题 2．确定会议的名称 3．确定会议的时间、会期 4．确定会议所需的设备和工具 5．确定会议所需的文件范围，并安排印制工作 6．确定与会代表的组成 7．确定宣传机构和模式 8. 确定会议经费预算 9. 确定会议餐饮安排 10. 确定筹备机构与人员分工（针对大型会议） 四、商定会议时间、地点 1．商定会议时间需注意事项 （1）是否适合会议组织人员完成全部准备工作。 （2）是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。 （3）会议召开期间的自然因素。 （4）确定会期的长短（议题的多少、繁简、松紧要适度）。 2．考察、选定会议地点 （1）考察会场大小是否适中 （2）考察会场规格是否合适 （3）考察会场环境 （4）考察会场交通条件 五、制订会议计划 会议计划主要包括会议名称、会议议题、会议议程、会议日程和会议程序。 ××公司关于提高企业核心竞争力的研讨会日程表 黄秘书 离会 8:00 钟秘书 全体 宾馆餐厅 聚餐 5:20～7:20 组长 全体 小会议厅 各组代表发言 3:20～5:00 组长 全体 小会议厅 分组讨论 1:30～3:00 下 午 钟秘书 全体 宾馆餐厅 午餐 12:00 组长 全体 小会议厅 分组讨论 10:40～11:40 组长 全体 小会议厅 分组讨论 9:00～10:30 钟秘书 全体 宾馆餐厅 早餐 7:30 上 午 6月19日 钟秘书 全体 娱乐中心 联欢 7:30 钟秘书 全体 宾馆餐厅 晚餐 6:00 晚 上 由副经理主持 黄秘书 全体 小会议室 人力总监发言 4:20～5:30 由副经理主持 黄秘书 全体 小会议室 李副总经理 专题报告 1:30～4:00 下 午 钟秘书 全体 宾馆餐厅 午餐 12:00 使用投影仪 刘秘书 全体 小会议厅 公司顾问讲座 10:20～11:50 由副经理主持 刘秘书 全体 小会议厅 总经理讲话 9:30～10:00 黄秘书 全体 会议大厅 报到 8:30 上 午 6月18日 备 注 负责人 参加人 地 点 内容安排 时 间 日 期 ××公司20××年度工作总结大会 会议程序 1．主持人宣布××公司年度总结大会正式开始。 2．公司总经理彭程先生作20××年度公司工作 总结报告。 3．会议分组讨论总结报告。 4．各小组代表大会发言。 5．公司副总经理刘青女士作大会总结发言。 6．宣布散会，会议结束。 六、准备会议资料 1．准备会议资料的作用 通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前摆放在每位与会者的座位上，与会者依次就座后即可读取材料；也可以包装成袋，在会场入口处由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这些做法都可以避免资料漏领或重复领取的现象发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管理。 2．会议资料的内容 （1）开幕词和闭幕词 （2）讲话稿 （3）工作报告 （4）议程表、日程表和程序表 （5）与会人员名单 七、拟写和发送会议通知 1．拟写会议通知 2．会议通知的发送方式 会 议 通 知 1．会议通知的基本内容，应包括：被通知者、会议名称、会议日期和时间、会议地点、出席对象