采购管理实务精要.pptVIP

第二章 采购组织架构 ★重点掌握 ●集中与分散组织 的比较； ●采购部门的职 责； ●对采购人员的要 求； ★一般掌握 ●采购组织的设计 方法； ●采购组织的几种 常见类型 第一节采购组织的类型 一、分散型组织 1、分散采购是指各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。 2、优缺点比较 分散型采购组织 二、集中型组织 1、集中型采购指由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。 2、优缺点： 集中型采购组织 三、混合型采购组织 四、跨职能采购小组 跨职能采购小组是采购中的一种比较新颖的组织形式，以IBM为例介绍。 IBM的新采购组织采用了一个与供应商的单一联系点（商品小组），由这个小组为整个组织提供对全部部件需求的整合，合同的订立是在公司层次上集中进行的。然而，在所有的情况下采购业务活动都是分散的。 第二节 采购组织的设计 采购组织的合理设计是指采购组织内部的部门专业化、具体化，也就是将采购部门应负责的各项功能组织起来，并以分工方式建立不同的部门来加以执行。 一、按采购地区设计 按物料的采购来源分设不同单位，国内外采购的手续及交易对象有显著的差异 二、按物品类别设计 按采购物品的种类将采购组织划分为不同的部门，分别负责主原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、维护和保养等类别。 三、按采购物料价值或重要性设计 物品价值不同，负责人也不同 三、按采购材料价值或重要性设计 项目不同，负责人也不同 四、按采购功能设计 根据采购功能不同，可将采购组织分为采购开发、议价招标、比价招标、决标签约、稽催履约，最适合于采购量大、采购物品品种少、交货期长的企业 五、混合式设计 不同的企业有不同的特点，一般企业以物品、地区、价值、业务等为基础，可以形成不同混合式组织形式，也就是综合运用上面各种采购组织的设计方法 第三节 采购组织的职责 总体而言，它具有对内和对外两类不同的职责。 对外而言：选择/管理供应商，控制并保证价格优势； 对内而言：控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。 1.采购总部的职责 （1）组织与工作职责的制定 （2）商品结构的制定 （3）采购做作业规范手册的编制与更新 （4）拟定全国品牌采购条件和年度采购计划 （5）统一订货与结算商品的处理 （6）定期召开全国联合采购会议，加强地区采购部与全国采购本部、地区采购部与地区采购部之间的交流 1.采购总部的职责 （7）促进各分店之间的采购交流工作 （8）采购工作的培训与稽核 （9）协助新开张分店地方性商品的采购工作 （10）协调财务部门，确保全国联合采购供应商的“绿色通道” （11）辅导各分店的采购工作 （12）分析各分店商店商品结构，并给予各分店建议或指导 1.采购总部的职责 （13）协调各分店与供应商之间的矛盾及交易条件 （14）制定符合公司规章制度，同时满足质量控制和财务制度的采购控制流程，确保公司的采购活动能够满足来自生产部门、市场部门、公司内部的各种采购要求 （15）通过人员培训和组织调整，控制采购的合同风险 和法律风险，杜绝来自公司内外的、对采购流程的侵犯，提高采购部门的纯洁性 2.采购部门的职责 （1）供应商的调查与选择 （2）与供应商协商对采购最有利的供货条件 （3）收集市场信息、价格变化的调查分析，掌握市场的需要及未来的趋势 （4）核对请购单所购物料的技术规范和技术标准 2.采购部门的职责 （5）供货商交货时品质、数量的验收追踪和处理 （6）询价、洽谈采购条件，填制订购单并签订采购合同 （7）通过不懈的努力，降低采购运作的成本，提高采购效率，提高内部和外部客户满意度 第四节 采购人员的职责和要求 1.采购（总监）经理的职责 采购经理需要根据运营整体进度规划，开发或优化现有供应商，并与之签订规范的产品经销合同；及时评估现有供应商的质量和效率，及时优化供应链，降低进货成本 2.采购人员的职责和要求 职责： （1）随时掌握企业各部门的物资需求及各种物资的市场供应状况，熟悉各种物资的采购计划 （2）尽量采购物美价廉且质优的产品