企业行政管理培训_文书知识.ppt

公文类 决定--适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。 决议--对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。 通知--适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员工，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。 通报--适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 报告--适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或报送文件。 请示--适用于向上级机构请求指示、批准的事项。 批复--适用于答复下级机构的请示事项。 函 --适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请求批准和答复审批事项。 会议纪要--适用于记载、传达会议情况和议定事项。 8、公司花名册 练一练 9、会客单 练一练 10、印章使用登记表 练一练 11、员工处分呈报表 练一练 12、员工表彰表 练一练 13、发文登记薄 练一练 三、文书处理 （二）文书处理的基本要求 1. 准确 2.及时 3. 安全 《条例》规定：“应当坚持实事求是、按照行文机关的要求和公文处理规定的原则，做到公文处理及时、准确、安全、保密。” 三、 文书处理 （三）文书处理程序 发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核 　　审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。 三、 文书处理 （三）文书处理程序 3. 签发 　“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。 4. 复核 　复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。 5. 缮印 　缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。 三、 文书处理 （三）文书处理程序 6. 校对 　校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。 7. 用印 　用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。 8. 登记 　登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。 9. 分发 　分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。 三、 文书处理 第七章 文书处理与档案管理 发文登记簿 小知识 （三）文书处理程序 发文处理程序 三、 文书处理 收文处理程序 1. 签收 2. 拆封 3. 登记 需要登记的文件有： （1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有： （1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。 （三）文书处理程序 三、 文书处理 收文处理程序 4. 分发 5. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 6. 批办 7. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 8. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。 三、 文书处理 （四）办结文书处理程序 凡已经办理完毕的文书，应按下列程序处理 1、 办结暂存 2、 立卷 3、 归档 4、 清退 5、 销毁 文书立卷与保管（见档案管理） 事例： 1、凭证作用 家住奉化市庄山五村的周某是一家企业的工人，原来的学历为高中毕业，2006年，他打算参加技师职称考试，但是在准备材料时，发现奉化一中的毕业证书找不到了，他心急如焚。1月9日，他抱着一丝希望，走进奉化市档案馆，在馆藏档案里发现了当年毕业证书的存根，他终于获得了参加技师考试的机会。 2、参考价值 煤气二期工程是湘潭“八五”期间的重点工程，煤气管道如何通过湘江是这一工程的关键和难题。开始，考虑从江底打隧道或架设简易桥铺设管道两个方案。市城建档案馆详细查阅了20世纪50年代设计湘潭大桥档案材料24卷（册）、图纸101张，考证了湘潭大桥设计时预留了管道过江的位置。市政府根据这一考证，果断决策从桥面预留位置上铺设管道过江，采用这一方案，不仅大大减少勘探、设计、施工时间，而且节约费用360万元。 在有些机关或部门的工作中，“文书”、“文件”、“公文”常混为一谈