怎样写好电子邮件详解.pptVIP

怎样写好电子邮件 专卖店管理部培训组 2013年6月 目 录 概 述 在现今的商业社会中，电子邮件（E-mail）已成为使用最频繁的商务通讯工具。与电话相比，电子邮件不仅可以重复阅读，也可成为往来沟通的证明。公司为每个专卖店开设了电子邮箱，如何写好邮件、如何更好的利用它进行沟通和交流，提高工作效率，实现事半功倍的效果，我们将通过下面的内容为大家做一简单的介绍。 概述—完美邮局地址 概述—收件人、抄送人、暗送人的区别 概述—邮箱页面图示 邮件的主题 邮件的主题—邮件主题页面图示 邮件的主题—写作要求 邮件的主题—举例 邮件的正文 邮件的正文—邮件正文页面图示 邮件的正文—问候语和祝颂语 邮件的正文—写作要求及注意事项 邮件的正文—写作要求及注意事项 邮件的正文—写作要求及注意事项 邮件的正文—举例 邮件的正文—举例 回复邮件 回复邮件—页面图示 回复邮件—举例 添加附件 添加附件—页面图示 邮箱密码遗失怎么办？ 专卖店管理部培训组 概述 1 邮件的主题 2 邮件的正文 3 回复邮件 4 添加附件 5 邮箱密码遗失怎么办 6 进入完美邮局的地址： 收件人是指邮件发送的目标人员，是与邮件内容有直接责任关系的人员。当需要收件人对你的邮件做出回复时，请将地址填写在收件人一栏。 发件人=你自己 抄送人是与邮件内容有一定关联、需要知会邮件内容、但不需要做出回复时可将地址填写在抄送一栏。如果有多个抄送人时，可用逗号进行分隔。 如果有多个收件人，但是你不希望他们知道这封邮件还曾发送到哪儿，那就需要使用暗送功能。这样，收件方就无法看到暗送中收件人的地址了。同样，有多个暗送人时可用逗号进行分隔。 收件人 抄送人 暗送/密送 收件人 抄送人 点这里：添加密送人 邮件的主题就是简明扼要总结邮件中心内容的一句话或短语。一封邮件的主题很重要，因为这不仅是收件人对这封信内容的第一印象，同时也是收信人后期需要搜索邮件内容、归类这封邮件时的入手点。 主题：空白处写邮件的主题 主题简明扼要、开门见山、重点突出； 主题要真实反映邮件内容的重要性，忌用含糊不清的标题； 不要使用空白主题，这是很失礼的行为； 一封邮件尽可能只针对同一个主题、同一个部门。 很棒的邮件主题： A.XXX 专卖店申请补报单事宜 B.关于优惠顾客变更资料的问题 C.专卖店邮箱密码遗失 糟糕的邮件主题： A.李先生收（含糊不清，没有说明邮件的主要内容） B.专卖店管理部你好（称呼及问候语不能做主题） C.我是XXX专卖店，这里想咨询一个问题，我刚才订货 时没看清楚就下单了……（太长了，重点不突出） 邮件正文是叙述邮件主要内容的部分。它的结构分为四个部分： 1.称呼及问候语 2.正文 3.祝颂语 4.具名及日期 这里：空白处开始写邮件正文 一、邮件正文的开头要称呼收件人 正文的开头称呼收件人，这样既显得礼貌，也是明确 的提醒收件人，这封邮件是面向他的，需要做出必要的回 应。如果有多位收件人的情况时可以称呼“大家”。 二、邮件的结尾要有祝颂语 祝颂语是表示问候、致敬和祝贺一类的短语或句子。 正文完成后，应在结尾另起一行空两格写上祝颂语，如： 此致、商祺、祝工作顺利等等。 一、简明扼要，行文通顺 邮件正文应该简明扼要的说清楚事情，行文尽量通顺，不要用晦涩难懂的词语。邮件的内容较多时，可以用分段、编号（1、2、3、4…）等形式摘要说明，再单独用附件进行详细描述。 二、注意语气 发信人应根据与收件人的熟悉程度、等级等方面的不同选择恰当的语气进行叙述，尊重对方，多使用“请”、“谢谢”等礼貌用语。 三、尽量一次邮件交待完整信息 最好在一封邮件中把相关的事情全部说清楚，说准确，不要过2分钟之后再发一封补充或更正之类的邮件，令人反感。 四、注意检查错别字 邮件写完后，应在发送前进行检查，这是对收件人的尊重。 五、合理利用图片、图表来辅助内容阐述 对于一些单纯用文字难以描述的内容，可以采用图片或图表的形式来辅助说明，以便帮助收件人能更加清楚的理解邮件内容。 六、邮件的具名 邮件写完后，应在正文的右下角注明发件人姓名、专卖店店号、写信日期及联络方式等内容（如邮箱设定自动签名则省略