文秘项目详解.ppt

任务一 接待工作的安排 任务二 接待工作的实施 任务三 预约和非预约来宾的接待 （二）签字仪式的正式程序 1.签字仪式正式开始 3.签字人正式交换已经由各方正式签署的合同文本 2.签字人正式签署合同文本 4.共印香槟酒， 互相道贺 六、送别及接待总结 （一）送别工作 （二）接待工作总结 事先了解来宾离开的准确时间，安排有关领导或工作人员提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、车站；也可直接前往机场、车站或码头恭候来宾，与来宾道别。在来宾上飞机、火车之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。 来宾接待工作的记录，是重要的档案资料之一，一定要收集齐全，及时整理，按照档案管理规定的要求整理归档。另外在送走来宾后，应结算接待经费，做好会谈善后事情的处理，力求事事落实到位。写好接待工作小结，如有必要，可编印简报。 景泰蓝堪称国宝。20 世纪80 年代竟有日本人扛着摄像机来参观。我方接待人员却还洋洋得意地拍着对方的摄像机说：“拍吧，拍下全部制作工艺，拿回去让人知道中国人的厉害。”两年后，日本人制作的景泰蓝大量进入市场，中国景泰蓝价落千丈。 中国宣纸有“千年寿纸”“纸中之王”美称，尤其以安徽泾县产品为正宗。日本人曾要求到泾县参观，被谢绝。后来日本人去浙江一个由泾县宣纸厂扶持的厂参观，该厂热情接待，有问必答，连一些技术细节都告知对方，并唯恐接待不周，临别时还赠送檀树皮、长稻草浆和杨桃藤等原料。日本人回去“研究研究”后，不久宣称：“世界宣纸，泾县第一，日本第二，浙江第三，台湾第四。” 一、预约来宾的接待 （一）预约流程及步骤 预约流程 预约流程见图4-1。 操作步骤 （1）亲切迎客。 （2）热情待客。 1） 引导 引导人员用手示意方向，自己走在客人右方的前二三步并以侧转130 度向着客人。在引导客人时，需要特别注意：收存文件、与客交谈、开门礼仪、衣物挂放、引座礼仪等细节。 ①收存文件 引导前，接待人员应将办公桌上的文件收拾好，重要的还须锁起，以防泄密。 ②提示 引导时，应提示：“李经理正在会议室恭候各位。”或“我们现在前去李经理的办公室”，以便让对方思想上有所准备。 ③同行 与来宾同行时，通常走在来宾的右前方，配合来宾的步伐，保持适当的距离（1 米左右），并不时左侧回身同行 ④与客交谈 接待人员可适当与客人交谈，以示友好。 ⑤示意走向 在走道上，遇交叉或转弯，要伸出右手向来宾示意走向，并说：“这边请。” ⑥乘电梯 乘电梯前，须向客人说明：“在×× 楼” ，并主动操作按键。 ⑦开门礼仪 来到会客室、领导办公室等会客场所前，接待人员应该停住脚步，转身面向来宾，说声“就是这里”，并开门引导来宾进屋。 ⑧衣物挂放 进入室内后，客人如有外套、帽子、雨伞等物，征得客人同意后，接待人员可取过挂或放于衣帽架或存放处，向客人说明：“× 先生，您的外套挂在这里。” ⑨引座礼仪 进屋后，根据来宾身份将其引至适当的座位。如领导未到，接待人员可对客人说：“请坐，经理马上到，请稍候。” 2） 接待 ①待客人坐下后与上司还在寒暄时应立即上茶，不要等寒暄过后进入正题再送茶，这样就可能会打扰主客双方的谈话。 ②可用袋泡茶，也可用上好的茶叶。 ③一般客人可用一次性纸杯，重要的客人应用带盖有把儿的瓷茶杯。 秘 书 实 务 主编 王平侠 主讲人： “十二五”职业教育国家规划教材 YOUR TEXT 4.秘书的接待工作 3.秘书的沟通与协调工作 2.秘书工作的基本礼仪 1.秘书职场认知 与基本素养 YOUR TEXT 9.秘书的职业生涯规划与职业资格认证 8.秘书的信息与调研工作 7.秘书的会务工作 6.秘书的文书工作 5.秘书的事务 工作 项目四 秘书的接待工作 秘书的 接待工作 接待工作的安排 接待工作的实施 预约和非预约来宾的接待 情境写实 思 考 1.小张接待客人的方式错在哪里？ 2. 为什么会发生销售计划的泄露？ 一天上午，张秘书正在用电脑打印公司的销售计划，这时来了一位不速之客。“李总在吗？”客人问。“预约了吗？”小张随口问道，姿势没有任何改变，双眼仍盯着电脑显示屏。“约什么约？我要找你们老总谈谈！”客人有点不悦。小张朝客人瞟了一眼，觉得有点眼熟，但想不起是谁，说：“你等一下”。说完起身到斜对面的会客室找李总，将客人一人留下。小张告诉李总有人找他，李总问是谁，小张说有一点眼熟，好像是要债的。李总不愿见，小张顺便请示了如何处理销售计划中几个敏感数据的问题。几分钟后，小张回到办公室对客人说：“李总不在，你回去吧。”客人表示不信，接着双方发生了激烈的争吵。半个月后，销售部向李总反映，本公司销售计划泄露，部分客户的业务被别的公司抢走。 学习目标 1 了解接待工作的内容和种类，掌握接待方案的写作内容和格式