秘书信息教案分析.pptVIP

领导来学校视察，从八点半等到近十点，学校班子主要成员在校门口傻等了一个多小时，领导们才神采奕奕驾临。 现代通讯那么发达，约人等人尽量准时不算个什么大的技术问题，为什么会有一个小时以上的等候？认真探讨，不一定是领导的错，问题可能出在中间环节。领导决定九点半出发，为了万无一失，领导秘书通知教育局九点半前到位；为了万无一失，教育局长可能九点左右先到学校；为了万无一失，教育局办公室通知学校八点四十分前做好准备；为了万无一失，学校办公室通知校领导和有关部门，八点半前在校门口集中。每个环节，秘书和办公室都非常负责任，宁可傻等，不可稍迟，几个环节保险下来，在校门口苦等领导光临，就成了中学校长的必修课。如果遇上塞车，或领导有特殊情况推迟时间，或领导有拖拉的习惯，学校有关人员一天半天就别想干活了。 三、信息的基本程序 收集——加工处理——传递——存储——利用 （一）信息的收集 1、信息获取的范围 （二）信息的加工处理 1、涵义 是秘书将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。 2、信息加工的方法 归纳法、浓缩法、纵深法、扩充法、对比法、转换法、图表法、剪接法等 3、信息简报 即将原始信息制作成简报。 （三）信息的传递 1、基本形式： 信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接邮件等 2、方法： 语言；文字（文本；表格；图表；框图）；电讯（电话；传真；电子邮件；可视化辅助物；） 3、方向：内向和外向； 4、要素：信源、信道、信宿。 （四）信息存储 1、步骤： 登记、编码、排列、保管 2、方式： 手工、计算机、电子化、缩微胶片 3、工具： 文件夹、文件盒、文件袋、文件柜、架 （五）信息的利用 准确及时的信息可以让领导的决策更科学、更准确、更全面、更严密。 [案例] 某企业抓住 APEC(亚太经济 合作组织)峰会在 沪召开这一信息 开发唐装生产大 赚一把取得成功 怎样给领导提建议（一） 小王小张曾是同窗好友，又是两个单位任秘书。小王对单位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。 小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张：“你怎么一点不同情我？” 小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一定行得通。领导不采纳是正常的。” 小张：“那我今后不提什么意见和建议了。” 怎样给领导提建议（二） 小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。” 小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是‘参与谋划’，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能光想着自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应是这样。” 问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？ 秘书应如何想领导提建议？ 如何为领导出谋划策（一） A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。 A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ：“领导也不是神，事事都有主意。我接到上级的通知或下级单位的报告，都要认真想一想，提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视了。 ” B： “那每次提几条建议呢？” A： “古人讲，上中下三策，就是每次提好中差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见，供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫‘一策备选’，你不妨一试。” B按照A的方法做，一年以后，领导也经常找B商量工作了。 问题：A和B在工作方式方法上有何不同？ （六）信息的保密 准确及时的信息可以让领导的决策更科学、更准确、更全面、更严密。 高官讲话不避保姆酿大祸 　　最近，国家某权威刊物刊登了一个著名的案例，这就是被称为中国保姆泄密第一案的案件。事发于1981年8月，A国某报在1个月内连续在重要版面刊登了我国领导人邓小