佛光大學公文時效管制作業要點-佛光大學總務處.docVIP

佛光大學公文時效管制作業要點修訂案 總說明 配合學校100學年度組織改造，原總務處出納組與文書暨保管組併入事務組，同時修訂本校公文時效管制作業要點內之部份條文。 佛光大學公文時效管制作業要點全部條文修正草案 新舊條文對照表 修正條文 現行條文 說明 一、 佛光大學(以下簡稱本校)依據「佛光大學增進橫向聯繫與改善服務效能實施辦法」之規定，為提高行政效率，於公文處理過程中，藉時效管制、稽催追蹤、調卷分析、考核獎懲等作為，訂定「佛光大學公文時效管制作業要點」(以下簡稱本要點)。第條佛光大學(以下簡稱本校)依據「佛光大學增進橫向聯繫與改善服務效能實施辦法」之規定，為提高行政效率，於公文處理過程中，藉時效管制、稽催追蹤、調卷分析、考核獎懲等作為，訂定「佛光大學公文時效管制作業要點」(以下簡稱本要點)。實施對象：本校各單位及承辦人員。第條實施對象：本校各單位及承辦人員。時限管制一最速件：隨到隨辦。二速?件：不超過三日。三普通件：不超過六日。四限時公文及其他法令有時限者：依其時限辦理。五交付列管案件或特殊性案件：一律不得超過兩個月。六展期（案情複雜、費時或其他特殊因素） 十日以內：由依權責辦理，進行列管與稽催，展期以二次為限，每次不得逾十日。 三十日以上：由校長核定，並由組列管與稽催。並列印逾期公文催收單。第條時限管制一、最速件：隨到隨辦。二、速?件：不超過三日。三、普通件：不超過六日。四、限時公文及其他法令有時限者：依其時限辦理。五、交付列管案件或特殊性案件：一律不得超過兩個月。六、展期（案情複雜、費時或其他特殊因素） 一十日以內：由文書組依權責辦理，進行列管與稽催，展期以二次為限，每次不得逾十日。 二三十日以上：由校長核定，並由文書組列管與稽催。並列印逾期公文催收單。作業管制與清查一作業管制： 管制流程：公文處理過程中收文、分文、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、監印、發文、歸檔等全部流程，均納入電腦連線作業管制。 逾期未結函件：於每週列印一次，再送承辦單位查明原因。 校外來文六日內未辦結，應填報「公文展期單」陳核，（如附件一）。 每月初彙整前月份逾期處理公文情形，製作「逾期處理公文統計表」陳核。 每月初製作前月份「公文處理時效統計表」陳核。 業務單位收到非本單位應辦公文時，應立即通知總收發辦理改分。 二清查單位登記桌：每月清查及催辦未銷號之公文。 ：負責清查本校各單位未銷號公文辦理情形，檢查有無延誤、漏失情事，提供檢討改進。條　作業管制與清查一、作業管制： 一管制流程：公文處理過程中收文、分文、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、監印、發文、歸檔等全部流程，均納入電腦連線作業管制。 二逾期未結函件：文書組於每週列印一次，再送承辦單位查明原因。 三校外來文六日內未辦結，應填報「公文展期單」陳核，（如附件一）。 四文書組每月初彙整前月份逾期處理公文情形，製作「逾期處理公文統計表」陳核。 五文書組每月初製作前月份「公文處理時效統計表」陳核。 六業務單位收到非本單位應辦公文時，應立即通知總收發辦理改分。 二、清查一單位登記桌：每月清查及催辦未銷號之公文。 二文書組：負責清查本校各單位未銷號公文辦理情形，檢查有無延誤、漏失情事，提供檢討改進。計算 一數量計算收文計算：以機關總收文編號數量為計算標準，每一收文編號計列一件。 發文計算：以機關發文編號為計算標準，每一發文編號計列一件。 時效計算（以工作天計算） 發文使用日數：自總收文之次日起算，至發文之日止，（不滿半日者，以半日計算，超過半日不滿一日者，以一日計算。 創稿：以起稿之日起算，至發文之日止。 1.)如係交辦，以交辦之日起算。 2.)如係會議決定，以會議紀錄送達之日起算。 3.)如係先簽辦，以送「簽」之日起算。 4.)如直接辦稿者，以辦稿之日起算。 發文平均使用日數：採實際使用天數計算，發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商，即為「發文平均使用日數」。 假設：發文總件數為300件，其中三日辦結者100件，四日辦結者200件，（3日× 100件＋ 4日× 200件）/ 300件＝發文平均使用日數＝3.67日。第條　計算 一、數量計算一收文計算：以機關總收文編號數量為計算標準，每一收文編號計列一件。 二發文計算：以機關發文編號為計算標準，每一發文編號計列一件。 二、時效計算（以工作天計算） 一發文使用日數：自總收文之次日起算，至發文之日止，（不滿半日者，以半日計算，超過半日不滿一日者，以一日計算。 二創稿：以起稿之日起算，至發文之日止。 1.如係交辦，以交辦之日起算。 2.如係會議決定，以會議紀錄送達之日起算。 3.如係先簽辦，以送「簽」之日起算。 4.如直接辦稿者，以辦稿之日起算。 三發文平均使用日數：採實際使用天數計算，發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商，即為「發文平均使用日數」。