采购与存货管理关键控制点讲解资料.ppt

* 新加入的合格供方，由质量部SQE将此合格供方录入SAP系统，生成供应商编码，该供应商随即被纳入《供应商清单》并及时通知采购人员及相关人员。采购人员在得到质量部SQE发出的合格供方信息后，方可按《采购申请流程》同其供方进行交易。原则上，未经评审小组成员评审确定合格的供方，采购人员不得擅自选择。若有特殊需要，如临时性采购一次或试采购期间的供应商应跟据采购订单审批权限，经采购部经理、总经理或总裁批准，在SAP系统中选择本部门的“一次性供应商”下单采购。重复采购三次以上的供应商必须经评审合格后，纳入合格供方管理后下单采购，否则财务将拒绝对此供方的采购付款。 拟评审供应商范围复核人最终审批人 ①集团采购部、集团生产计划采购部所采购产品之新供应商质量部经理总裁 ②深圳稳健无纺布/纱布新供应商质量部经理总裁 ③灭菌新供应商质量部经理总裁④ 集团所有关键材料之新供应商（如生物/化学指示剂、EO气体、医用包装纸膜、X线等）质量部经理总裁 ⑤除上述之外的生产性物料的新供应商品管部经理子公司总经理 * 质量部参考文件：《BPD-MM-002-新供应商评审流程》、《PQA05-B01-供方考核与奖惩办法》 * 关于采购订单回签的规定：审批后的子公司《采购订单》或者《集团内购销合同》，采购业务员在OA中传递给子公司接单人员，子公司接单人员当天确认订单内容并在OA系统中回签。审批后的外部供方的《采购订单》，采购业务员打印出来交给部门主管签字审核后传真给供方，供方销售代表或者接单人员核实无误后在“供方确认”处签字回传。回签应在一个工作日内完成。 对于非长期的采购，每个月采购部门主管导出本月“采购订单列表”进行抽查非长期的订单是否有回签，抽查的内容标注出来，并由采购部门主管在“采购订单列表” 合同/订单履行控制流程 已有相关的规定 * 《采购订单》的变更的规定。对于数量的减少，需要重新执行订单审批以及回签的程序，对于交期的变更，不需要订单的重新审批和回签（目前并没有更改SAP中的相应信息）。国内贸易合同订单评审与实现流程 已有相关的规定及执行要求。 * 采购控制流程 已有相关规定：物资名称A类物资（生产原料、进口料件)B类物资（包装材料）C类物资（生产辅助物资）提出采购需求计划物控部物控员计划物控部物控员计划物控部物控员、需求部门制定采购计划采购部采购员采购部采购员采购部采购员拟订采购合同采购部采购员采购部采购员采购部采购员是否签订采购合同需签订回传五千元上需签订回传；五千元下可电话或邮件确认并记录。五千元上需签订回传；五千元下可电话或邮件确认并记录。 * 物资收发存控制流程 * * IQC 提报——采购部责任人签批——品管部经理或授权人签批——生产部经理或授权人签批 ——总经理或授权人签批 SOX法案合规性基本要求——流程层面关键控制点讲解（采购与存货管理）集团萨班斯项目组 2009.2 SOX对采购与存货管理的总体要求 1、职责要有效分开。如下职责分开： 供应商资料的维护、采购订单的处理、收货、发票处理、存货管理 2、控制要求 主文件的维护要有审批。（供应商的维护、采购信息记录维护） 采购订单的处理要有授权。（订单审批控制不得越权或未授权） 收货、退货。（收货要及时准确，送货单订单实物核对，收货数量、日期准确） 发票要有复核签字程序。 存货实物验证的要求。（盘点要求） 存货的变动及控制 存货被正确的估价 6 1 10 3 3 7 0 10 供应商的选择与管理 应付账款管理 采购付款 发票处理 采购入库 采购申请与合同审批 采购询报价 存货管理 采购与存货管理的关键控制子流程 供应商的选择与管理 控制目标： 主文件以及相关表格的变动都经过适当的审批，并准确及时地记录。 需要控制的风险： ①对主文件或者表格作了未经过授权的增加/变动。 ②可能会对未经授权的供应商进行采购。 ③财务报告可能报错。 关键控制点： ①所有参加评审的人员在《供方选择评审表》中书面签字确认。之后并将《供方选择评审表》交总经理、总裁审批。 ②总经理、总裁对《供方选择评审表》的各项在《供方选择评审表》中书面签字确认。 ③一次性供应商的维护审批的规定。 供应商的选择与管理 关键控制点： ④质量部SQE对SAP中供应商主数据有创建与更改权限，⑤根据供应商评审结果，对于评审分数60分以下的供应商，取消合格供应商资格。由质量部SQE在SAP中冻结并删除该供应商。 ⑥系统阻止不在供应商列表上的未经授权的供应商进行采购。 采购询报价 关键控制点： ①采购员根据询价的情况选择一家质量最好、价格最优的供应商，制作并提交《采购信息记录维护申请单》，稽核员收集各方面的信息，对《采购信息维护申请单》进行审核。