财务报销支出和报销单据管理规定精要.docVIP

有限公司 规章制度/流程文件 财务报销支出和报销单据管理规定 目的：为加强有限公司（以下简称“公司”）财务报销管理，节约费用支出，规范报销程序和单据合理合法性，根据公司实际情况，特制定本规定。 适用对象：本规定适用公司所有员工 一：财务报销支出管理规定 （一）差旅费支出管理规定 1.1.1定义：本规定中差旅费是指员工因公司业务在差旅途中所发生的交通费、住宿费、交际费、餐费等。 1.1.2差旅费报销流程 1.1.2.1为及时核算公司所发生的费用，要求差旅费发生后应当及时报销，差旅费发生一个月之内仍未报销的财务有权拒绝报销。 1.1.2.2填写费用报销时明确项目，金额，事由事项写在备注栏中。填写完毕后，经部门领导审批后传给财务部走报销流程。 （二）招待费支出管理规定 1.2.1定义：招待费用指因公招待、宴请、赠送客人、客户所支付的餐饮、住宿、礼品等费用。 1.2.2招待费遵从先审批后报销的原则，招待费发生前,必须填写《招待费申请单》，明确招待原因，对象，招待人数，陪同人数，招待方式，是否领用招待用品，及金额。未经申请发生的招待费由经办人自行承担。 1.2.3无法及时填写申请表的，可以用其他方式请示批准，事后补办申请表，不补办申请表的不予报销。 1.2.4不得利用公款进行部门之间的宴请活动。 1.2.5申请金额一事一用不得套用，挪用。 1.2.6报销流程和原则 1.2.6.1业务招待费发生后一周内到财务部报销费用。 1.2.6.2报销前填写《招待费明细支出表》和《费用报销单》，报销时发生部门的领导对发生的费用进行审核，核查费用发生的合理性及必要性。 1.2.6.3报销所附的表格票据等必须齐全，合法，规范。 1.2.6.4报销金额超过申请额度的必须有相关批准文件，并将文件打印做为附件一起交给财务，否则对于超支部分不予报销。 1.2.6.5招待费采取“谁发生，谁报销”的原则，不得代报。 （三）办公费支出管理规定 1.3.1定义：办公管理费是指为日常生活中办公而发生的费用，如购买文具、报刊订阅、名片印刷等。 1.3.2办公费由行政人事部管理，日常开支由行政人事负责。 1.3.3办公费采取实报实销原则 1.3.4常规性的办公用品和低值易耗品购置由各部门提出申请，填写《申购单》经部门领导审批后，统一由行政人事部负责采购和管理。 1.3.5行政人事部购买物品后一周内凭《申购单》和税务发票进行报销。 （四）员工福利费支出管理规定 1.4.1定义：为提高员工积极性，促进公司稳定和谐团结而开展活动或发放物质，资金发生的开支,如员工餐费、节日费、员工宿舍发生的支出费用等。 1.4.2日常福利费报销应填写《费用报销单》，附有正规的发票等，有物品采购的还需要有正规的税务发票和签字验收的送货单。 1.4.3临时性福利是指公司日常福利外，为员工发生的医疗费、医药费等间歇性费用。 1.4.3.1临时性费用发生时申请人填写《福利费支出申请单》。 1.4.3.2员工医疗费报销有社保局赔付部分，应以发票总额扣除社保局赔付金额后报销。报销单据应同时附发票复印件及社保局赔付确认函。 1.4.4员工宿舍发生的支出费用如租金、水电费、宿舍维修等，一般由行政人事部负责报销管理。 1.4.5需要支付给个人的员工福利费一般以转账方式支付。 1.4.6以现金发放的福利费必须要有员工本人的签收表。 （五）推广费支出管理规定 1.5.1定义：推广费指根据公司经营策略与推广方案，投入的促进公司生产销售和提升公司知名度而产生的费用。包括活动推广、广告费用、赞助费等。 1.5.2推广费需要先审批后发生，发生前填写推广费用申请报告，审批表要注明预计费用发生的明细，想要达到的目的等。 1.5.3报销推广费用时，需要完整齐全的有效资料做为附件。（资料详细内容见下） 分类 项目 提交资料 广告类 电视广告 推广费申请、发票、合同、播出证明 网络广告 推广费申请、发票、合同、播出证明（截屏或链接） 报刊杂志硬广 推广费申请、发票、合同、样报 促销类 活动推广 推广费申请、发票、合同、照片 礼品采购 推广费申请、发票、合同、照片 （六）其他费用支出管理 1.6.1定义：企业发生的除上述之外的费用，如汽车费，维修费，装修费，培训费等。 1.6.2汽车费用：公司为汽车发生的保养费、维修费、加油费、保险费、年审费等。 1.6.3维修费：对公司各类设备进行维修所发生的费用， 1.6.3.1行政人事部为维修费用管理部门，人事部有义务和责任及时维修好设备，对不同的维修劳务提供方进行比对并选取最优方进行合作。 1.6.3.2维修前，设备归属部门告知行政人事部，人事检查设备，若系认为故意损坏，则由损坏人员支付维修费用。 1.6.3.3维修遵从先内部再外部，即若内部员工有能力维修好设备，则由内部员工修