浅谈秘书工作资料.ppt

秘书职业现状 现代秘书职业发展趋势 职业化 专业化 想一想 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。通知到的所有参会的人员。然后秘书自己也参加会议来做服务。 如果是你，你会怎么做？ 九段秘书的做法 一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品。并参加会议。 二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。 三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法：细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵)。 六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做个录音备份)。 七段秘书：发记录--会后整理好会议记录(录音)给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理 九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人的会议服务体系! 秘书必备的条件 　1. 像心理学家一样善于观察和理解他人； 　2. 像政治家一样有灵敏的头脑； 　3. 像外交家一样有潇洒的风度； 　4. 有调查各种棘手问题的丰富经验； 　5. 有良好的速记能力以及文字功夫； 　6. 谙熟各种商业往来中的法律关系； 　7. 能熟练地使用各种办公自动化设备； 　8. 具备相当的金融和税务方面的知识； 　9. 能熟练地对各种文件资料进行整理归类。 * 浅谈秘书工作 秘书的等级 打杂的人（文员） 执行老板命令的人（行政 秘书） 辅助领导做决策的人（助理） 秘书所应具备的基本素质 执行力 判断力 了解老板或你的上司 秘书的晋升之路 秘书 公司中层 公司高层 *