会议服务与管理解析.ppt

会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为 主要方式的、有组织有计划的商议活动。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 　会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。 　会议议题的主要作用是： 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 引导和制约会议的发言。 思考：1.会议主题与会议议题有什么区别？ 2.制定会议议题时要考虑哪些因素？ 会议筹备工作框架图请见教材第65页。 微型案例 . 训练一： 　1．实训目标 通过训练让学生掌握会场布置。 2．实训内容 　训练任务一：2006年1月17日，上海宏达有限公司在其公司的大礼堂，举行2005年年度总结暨表彰大会，办公室主任安排你布置会场。 训练任务二：XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好评。为争当行业内的领头羊，公司设计了一批符合市场需求和环保要求的电动车。为此，公司准备召开全国客户洽谈会暨产品发布会。请问，你如何布置会场？ 　3.实训要求 （1）以小组为单位，分别完成以上两项任务； （2）操作中需要使用的物品，要求学生课前准备或制作。如制作摆放在主席台的名牌。有些物品比较难准备：如麦克风，可以用纸制作成道具而代替。 （3）完成后，由一名成员向全班同学，讲解会场的布置及布置的原因。 训练二： 1．实训目标 通过训练让学生掌握领导发言稿的写作。 2．实训内容 金秋十月，你校要举行第六届秋季运动会，请你为校长写一份在运动会开幕式上的讲话。 3．实训要求 （1）开幕词字数不少于200字，语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼，语气要热情、友好。 （2）教师随机地抽取两到三名同学到讲台上，以校长的身份向同学们致开幕词，教师对学生的文稿及演讲进行评判。 训练三： 1．实训目标 通过训练让学生掌握会议通知的写作。 2．实训内容 广东天瑞公司准备在2006年1月10日至11日在广东省广州市香格里拉酒店召开2006年订货会议，于2005年12月20日发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在香格里拉酒店1506房。请各地重要经销商参与，会务费自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。 3．实训要求 （1）要求格式规范，条款清晰，语言得体。 （2）会议通知的字数不限，但要涵盖材料中的所有要点。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 一、会议报到与引导工作 签到的要求 认真准备好必备的资料，有弹性。 做好人员分工，如签到与发放资料由不同的人负责。 及时汇报与会人数，特别是超出预计人数时。 注意签到时的礼仪。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 一、会议报到与引导工作 会议引导 统一着装，提前熟悉会场及周边生活情况； 有掌握多种语言的能力，善沟通； 配带统一会务服务人员的标志； 保持会场安静，并在开会时做好会间服务； 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 检查会场准备情况 会场桌椅是否充足、会标、花卉是否到位； 主席台座签是否摆好，名字再次核对； 会场座位图是否准确； 茶、水杯是否到位； 会场布置情况 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 不协调的烟灰缸 　　某日，一位深受爱戴的老领导不幸逝世，在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，一位领导发觉会场中的烟灰缸都是喜庆的大红色，会场气氛一时间非常尴尬。这位领导十分的不快，会后，批评了秘书办事不利。秘书觉得很委屈，会议室里的烟灰缸一直都是红色的那一套，那还是去年庆功时新买的。为了一次会议就买一套新的，未免也太浪费了。于是，在下一次采购烟灰缸的时候，这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸。这一下总算是省去了麻烦。 微型案例 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 检查会场准备情况 基本设备如：麦克风、音箱、手提电脑、投影仪； 其他设备：摄像机、录音笔、照像机等； 会场设备情况 会场的安全保卫与保密工作 保持会场秩序、关注场内设备使用情况、注意保密工作。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 会议交通服务 筹齐会议用车 提前做好路线说明 对驾驶人员管理 意外事故应急处理 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 会议记录 会议