永乐文档一体化管理软件及应用软件使用说明要点.pptVIP

2、数据的删除：使用工具栏中的“删除”按钮，删除数据窗口的当前记录（是数据窗口左边有个小手指指向的记录），若要进行批量删除的，选择记录的方法与微软产品的操作方法相似： （1）选择一条记录：鼠标点击该行的“记录”列，右击菜单项中删除； （2）选择一块记录：先选择首条记录，按住“SHIT”键并用鼠标点击最后一行的记录列，右击菜单项中删除 （3）选择多条记录：按住“CTRL”键，鼠标点击需要选择的行的记录列，右击菜单项中删除。 注意：所选记录呈蓝色显示，在删除记录后，只有按了“保存”按钮，被删除的数据才会在数据库中消失。 3、数据的保存：按“保存”按钮即可。 注意：在做过数据修改、删除（包括查找与替换）操作后，只有进行“保存”操作后，数据才能生效。 3、数据的检索：用户可通过工具栏上的“检索”按钮来打开检索条件设置窗口，检索的步骤如下： 1）、用鼠标点击“检索项目”栏，从下拉列表中选择一个著录项目，如“档号，题名，文号”等等，确定要通过哪一个项目进行检索； 2）、用鼠标点击“运算符号”栏，从下拉列表中选择一个运算符（如大于，小于，等于，等等），告诉计算机检索项目和具体内容之间是什么关系； 3）、用鼠标点击“给定的值”栏，在该栏中输入你要检索的具体内容；如果有多个检索条件，即单击“逻辑关系”栏，从下拦列表中选择“与”（同时满足）或“或”（只需满足其中任何一个条件）。 例1（以档号为检索项目检索）：检索301全宗2001年度目录号为1案卷号为4的所有文件，其条件为： 检索项目　运算符号　　给定值　 逻辑关系 档号　　　大于等于 030120010010004 与 档号　　　小于　　 030120010010005 END 例2（以成文日期为检索项目检索）：检索1999年所有的数据，其条件为： 检索项目　　　运算符号　　给定值　　　　逻辑关系 成文日期　　　大于等于　　1999　　　 与 成文日期　　　小于　　　　2000　　　　　END 或： 检索项目　　　运算符号　　给定的值　　　逻辑关系 成文日期　　　　含有　　　1999　　　　　END 例3（以文件标题为检索项目检索）：检索文件标题中有“档案”或者有“文档”的数据，其条件为： 检索项目　运算符号　给定的值　　逻辑关系 题名　　　含有　　　　档案　　　　或 题名　　　含有　　　　文档　　　 END 例4（以文号为检索项目检索）：检索1999年度“苏政发”第5号文到第34号文的数据： 检索项目 运算符号　给定的值　　 逻辑关系 文号　　大于等于 苏政发［1999］0005号 与　 文号　　小于等于 苏政发［1999］0034号END 注意： ①最后一个条件不带逻辑关系或逻辑关系里选择“END”。 ②由于“等于”、“大于”、“大于等于”、等关系运算可以发挥DBMS（数据库）索引的优势，其检索速度快，因此，建议具有大量数据的用户除了象在题名中检索关键词那样非得用“含有”外，应尽量少用“含有”运算进行检索。 五、数据的导出与导入 数据的导出：可以通过工具栏的“导出”按钮，将数据窗口中的数据，转换成其它文件格式，保存到指定的位置，为了便于数据交换，根据江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》的规定，只能采用DBF或TXT格式。 注意：在导出数据前，必须要先将需要导出的数据检索出来才能导出，一般，我们建议使用以“DBASEⅡ或Ⅲ（.DBF）”格式进行保存。 数据的导入：可以通过工具栏“导入”按钮，将已导出的以TXT或DBF格式的文件保存的数据，导入到当前数据窗口中。 注意：①被导入的数据，应与当前数据窗口的结构完全一致。 ②数据源是以何种格式保存的，导入时，也同样使用该格式。 ③导入数据后别忘了保存，只有经过“保存”操作，导入的数据才能存入数据库中。 六、数据的输出 此系统为“报表输出”提供了标准的16K规格的表格：“卷内文件目录”、“案卷目录”、“全引目录”；A4规格的表格：“归档文件目录”、“专题目录”、“案卷封皮”；图形报表：“保管期限表”、“年度图”、“年度期限表”等。 报表输出的操作步骤： 1、选择报表类型：可以通过窗口下面的三组命令按钮进行，例如，若要选择、打印“卷内文件目录”，则可以用鼠标点击“卷内目录”按钮即可。 2、数据检索：选择报表之后，在打印报表之前，应该通过检索操作，将自己所需要打印的数据从数据库中检索出来，检索方法和上述的相同，检索出来的数据，会自动填充到空白的报表里面。 3、打印报表：当数据检索出来之后，报表会自动呈打印预览状态，当按下“打印”按钮之后，系统会打开一个叫做“打印设置”的小窗口，在“打印设置”的窗口中，可以调整报表的上、下、左、右的边距来确保报表居于适应的位置。设置