商业写作7章文书处理摘要.ppt

对内催办与对外催办 秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。 有3类文件需要进行催办 机关领导人指定必须催办的文件； 有明确的时限要求、需按期办复的文件； 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件 催办四法 电话催办；发函催办；登门催办；会议催办 催办工作注意事项： ——机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化。 ——秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下”、话大气粗、态度生硬。 ——加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。 ——及时向主管领导汇报催办情况。 催办文件通知单样式 注办：即办结，是指对文件审办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。 立卷、归档 立卷——是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。 “公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。” ——《国家行政机关公文处理办法》 基本要求 ——立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系； ——立卷要以本机关工作中形成的文件为主； ——立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌； ——立卷要便于保管、查找和利用。 公文立卷方法 按什么来立卷？“特征、联系、保存价值”。 ——按作者特征立卷； ——按问题特征立卷； ——按时间特征立卷； ——按文种特征立卷； ——按通讯者特征立卷； ——按地区特征立卷。 实际工作中常采用几个特征结合运用的立卷方法。 发文处理工作流程 发文处理工作流程图 拟 稿 核 稿 签 发 复 核 缮 印 校 对 用 印 封 发 邮局 专人投递 会签 归档 发文处理工作流程 一、拟稿 文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程。 （1）拟稿人必须明确4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿稿纸样式 密级 ： 发文编号： 上级签发： 部门审稿人： 主办单位和拟稿人： 发文标题： 会签部门签字： 附件： 主送单位： 抄送单位： 校对： 打印： 本文共 页，印 份 打字： 本文于 年 月 日印发 二、审核 拟稿人员的直接负责人对初稿的审查和核实。 审核要求： （1）审查行文的必要性； （2）审查文稿内容是否符合有关法律、法规、政策以及和已有文件是否矛盾，文件的措施、要求是否明确和具有可行性和可操作性； （3）审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。 （4）审查拟办的公文用语是否符合相关要求。 文书处理 文书处理 本章学习内容 ————————————————————————————— 熟悉文书处理的含义 了解文书行文制度 熟悉文书处理的基本程序 熟悉日常文书的管理方法 1.文书处理的概念 文书处理也称为办文或是公文办理，专指机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，为了充分发挥公务文书的重要作用，围绕着公文的撰写、印制、手法、办理与立案、归档的一系列管理所进行的具体文书处理工作。 收文处理 发文处理 文书管理 文书的处理通常由文书处理部门进行，一般为秘书部门负责。 2.文书处理的基本原则 及时 准确 安全 统一规范 3.文书行文制度 行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。 行文关系 上行文：下级机关向上级机关呈递的公文 平行文：不相隶属机关之间的行文 下行文：上级机关对所属下级制发的公文 行文方式 发文机关根据工作的需要所决定的文书的行文方法和形式。 按照发文机关的范围分 1.逐级行文 2.多级行文 3.越级行文 4.普发行文 5.通行行文 按照发文机关的数量划分 1.单独行文 2.联合行文 按照受发文机关的主次来分 1.主送机关 2.抄送机关 行文规则 机关单位之间行文所要遵循的原则的总称。 各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。 一般情况下不得越级行文。 向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平行机关。 需各级机关、单位协调一致的事项