建设工程文件归档整理(张磊)要点.ppt

建设工程文件归档整理 西安市城市建设档案馆 根据建设部颁布的中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）的规定，结合我市建设工程的工程实际情况，对城建档案案卷归档整理谈一些具体的要求和做法。 第一章 工程档案的基本概念 第二章 城建档案报送的基本规定 第三章 城市建设档案的报送程序 第四章 城建档案案卷质量标准（本节课的重点） 第一章 工程档案的基本概念 第一节、工程档案的定义 建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，它包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，简称工程文件。 建设工程档案：在工程建设活动（城市规划、建设管理）中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的历史记录。 建设工程档案来源于建设工程文件。 第二章 城建档案报送的基本规定 1、建设单位职责： 1）建设单位在工程招标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时应对工程档案的套数、质量、费用、移交时间做出明确的规定。 2）收集和整理工程准备阶段文件、竣工验收文件。 3）负责组织、监督和检查各单位工程文件的形成、积累和归档工作。 4）负责在工程竣工验收3个月内将一套完整、准确、系统的工程档案的原件移交给当地城建档案馆。移交原件的问题已有明确的规定。 2.监理单位的职责 1）负责监督、检查施工单位工程文件的形成、收集、整理、竣工图的编制情况并对竣工图的真实性把关。 2）收集和整理本单位形成的监理文件，并向建设单位移交。（在这里强调一下监理单位在给施工文件签字盖章时不要留下第一套文件） 3.工程总承包单位的职责 1）将本单位形成的工程文件整理、立卷并向建设单位移交。最少二套工程档案。 2）负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案并向建设单位移交。 4.各分包单位应将本单位形成的工程文件整理立卷后及时移交给总包单位。 5.建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理本单位形成的文件立卷后及时向建设单位及移交。 第三章 城市建设档案的报送程序 首先，建设单位和个人在建设项目立项报建及办理建筑工程施工许可证手续时，必须与城市建设档案馆签署《城市建设档案报送移交责任书》，责任书用以明确建设单位或个人报送建设工程档案材料的要求、期限及其它有关事项； 其次，随着工程进度的不断实施，我馆业务人员对重点、大型工程就要求开展对工程文件的形成，进行跟踪监督、检查、指导、并对工程文件的套数、质量等问题提出明确要求。 第三，在工程竣工验收前，应提请我馆对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。 第四，对列入城建档案馆接收范围的工程项目在工程竣工验收3个月内，向我馆（报送）一套符合规定的工程档案。 第五，各建设单位向我馆报送城建档案时，需与分管区域的业务指导人员联系咨询归档事宜并领取“建设单位项目著录单”；“城市建设档案报送书”；该项目档案的归档工作均由该同志负责到底。咨询电话：029 第四章 城建档案案卷质量标准 城建档案案卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为了使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性必须进行要求外，还要归档案卷的外观质量。（本节课的重点） 一、归档文件的内在质量是保证案卷质量的基础。主要要求做到以下几方面： (一)依据《规范》第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”。 (二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 （三）工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。 (四)工程文件应采用耐久性的书写材料、如碳素墨水、蓝黑墨水、不得使用易退色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。 （五）工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。图幅宜采用国家标准图幅。 (六)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图、竣工图应为新蓝图。计算机出图必须清楚，不得使用计算机出图的复印件。 二、立卷 立卷是指按照一定的原理和方法，将有保存价值 的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 （一）立卷的原则和方法 1.立卷的基本原则：应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2.一个建设项目有多各单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷 3.立卷可采用如下方法： 对于工程文件按照建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。