管理沟通第二章学生要点解析.ppt

负面性信函 负面性信函是指在信函中你不得不拒绝某人或某事，或者提出批评而不是表扬。负面性信函的主要目的是告知读者坏消息，让读者去阅读、理解并接受该消息，同时又能保持本人和自己代表组织的良好形象和信誉。这类信函包括处分信、解聘信、拒绝信、不良业绩评估等。 （1）用缓冲的语句开头； （2）列举让人信服的理由； （3）明确而委婉的陈述； （4）积极的结尾。 负面性信函基本结构为： 尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月即将举办的公司交流研讨会计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 我可否推荐我公司的同事张阳，他将是另一位理想的发言者。他在人力资源部已经任职8年，在此期间，他亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果时间允许的化，他会很乐意参加此次研讨会并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的化，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 焦晓康 2013年5月8日 第二节 说话与倾听的技巧 第二节 说话与倾听的技巧 点评： 对研讨会的想法表示了令人高兴的诚挚的赞许，将令人不快的的事情放在了信函的后半部分，弱化了负面影响，解释了原因而不是简单的说“不行”；最后提供其他人选以表示诚意，最后在结尾表达了良好的祝愿（反馈）。 劝说性信函 这类信函主要是劝说别人购买产品或服务，也可以是让对方接受自己的观点、态度等。使对方从不了解到了解，从不感兴趣到感兴趣，从不能接受到欣然接受。劝说性信函包括建议书、推荐信、推销信、催款信等。 基本结构为： （1）引起注意 （2）激发兴趣 （3）阐明益处 （4）明确行动步骤 （5）积极的结尾 尊敬的×××小区业主： 大家好！ 贵小区可以使用高清机顶盒收看高清数字电视了！届时您将能完整收看高清频道、3D频道和数十套专业数字频道的电视节目。 根据四川省政府《关于加快我省有线广播电视网络数字化发展的通知》、《我国有线电视向数字化过度的时间表》以及《广电总局关于在有线电视数字化推进工作中进一步严格规范、加强服务的通知》等文件精神，我们将为本小区业主提供办理机顶盒业务的服务，否则根据上述文件，未使用数字机顶盒的客户则只可以看到CCTV-1、SCTV-1、CDTV-1等六套基本模拟频道。 业主办理时请带户主身份证复印件、房产证（或购房合同）复印件，我们将根据国家三网融合政策，只要家中有中国移动手机号码的用户即可享受广电和移动联合推出的优惠活动“套餐爱家138”……上网、看电视全免费！ 对于给广大业主带来的不便，我公司深表歉意，真诚希望我们能用周到的服务，使大家能够收看到更加精彩的电视节目！ 业务办理时间： 办理地点：本小区 咨询电话： 服务投诉电话： 四川省有限广播电视网络股份有限公司成都分公司 2013年1月20日 这是一份劝说购买的信函。开头以可以看到数字高清电视来吸引注意，激发客户的情趣；之后说明了使用机顶盒的好处以及不使用的不便；同时解释了不能使用传统光纤电视网络是由于国家政策的要求；第三向顾客阐明了具体办理的方法和步骤以及可选择的优惠活动；最后在结尾表达的真诚的抱歉和美好的期望。 电子邮件 我们在书写电子邮件时，我们首先应该认识到电子邮件是属于书面沟通中非常正式的方式。它的书写规则同其他的商务信函基本相同，只不过电子邮件上的发件人，收件人以及主题是格式化的。正文部分是我们需要仔细斟酌的部分，不仅在内容上，也包括在形式上。因为版面所限，语言要简洁，尽量少用图表、图片等。必要时可以通过“附件”形式发送。而且要“有头有尾”，不要忽视积极的结尾和落款。我们在发送电子邮件之前一定要养成仔细检查的习惯，不要写完就发，因为邮件一旦发出再行修改会给对方造成很大的不便。 第二节 说话与倾听的技巧 计划书（标题，引言，主体，落款） × ×男性化妆品上市广告计划草案 一、广告目的： 谋求× ×男性化妆品，在上市初