商务文书写作教程详解.ppt

第九章 商务文书写作 第一节 商务文书写作概述 第二节 商务文书写作步骤 第三节 商务文书写作技巧 第四节 商务文书的规范写作 第五节 常用公文示范 第六节 合同的22个书写原则 第一节 商务文书写作概述 二、商务文书写作的作用 《福布斯》杂志的创始人 ——马尔克姆·福布斯 三、学习商务文书写作的关键 写作步骤 写作技巧 写作的注意事项 四、商务文书写作的特点与要素 1.商务文书写作的特点 简明；准确 朴实；庄重 规范 2.商务文书写作的要素 主旨；材料 结构；语言 第二节 商务文书写作步骤 1.主动目标与被动目标 2.将被动目标转化为主动目标 1.正式程度的判断依据：正式指数 2.正式程度的表现 分析以下围绕主题撰写的商务文书的正式指数 1、某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送通知邮件。 2、某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室吃中餐的决定，于是决定给行政部经理写一封投诉信。 1.把握总体风格的依据：游说矩阵 2.总体风格的设定 游说矩阵 案例 请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格： 某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。 1.连贯式 2.并列式 3.分析问题式 4.问答式 5.行动结果式 提纲法 辐射法 第三节 商务文书写作技巧 （一）运用情感指数增加商务文书的亲和力 案例：情感指数的计算与调整 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以，这句话的情感指数为“－2”。 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。 3.增加情感指数的方法 ? 增加第二人称代词 ? 增加第三人称的专有名词 ? 增加读者的姓名 ? 增加对读者的暗指 练习1 请计算以下范例中所表现出来的情感指数： 各位支持我的读者： 你们好! 感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续下去的！ 练习2 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。 “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从客户那里知道最新一切的消息，……”。 （二）努力做到“读者为尊” 张良的推荐信 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容： “……我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。……” 如果按照“最先提及读者而非自己”的原则，这个内容应该如何修改？ （三）进行有效的反馈 1.正面反馈 2.修正性反馈 3.负面反馈和没有反馈 （四）增加商务文书的紧迫性 ? 时间的规范性 ? 时间的精确性 ? 时间的通用性 （五）增加可信度 请对以下的内容进行修改以增加其可信度： “每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展” （六）做到行文简洁 1.采用电报文体 2.另加附件 3.词