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Chapter SixConclusion of Business Learning focus Be familiar with the process of the order fulfillment Know of what information should be included in an order letter and the requirements for writing an order Learn how to write letters on placing an order, accepting an order or declining an order Be able to draw up purchase order or sales order Section one introduction 在进出口业务中，洽谈交易程序一般按询盘－发盘－还盘－反还盘－接受－签定合同，这样的程序来进行，习惯上把这五个环节称之为交易洽谈商的一般程序。 交易的一方在接到另一方的发盘或还盘，并表示完全同意，这种口头或书面的表示，在进出口业务中称之为接受。接受是达成交易和订立合同必不可少的环节。接受在法律上叫做承诺。它是指受盘人在发盘有效期内完全同意发盘的全部内容，愿意订立合同的一种表示。 一、一项有效的接受 一项有效的接受一般具备一下条件： 1、必须是受盘人对一项实盘的完全接受。即接受的内容必须同对方的实盘的各项条件严格一致，若接受中含有对原发盘内容的增加、限制或其他修改，接受均不能成立，应作为拒绝或还盘。 2、必须是发盘所规定的受盘人表示才有效。任何第三者，针对该项发盘表示接受，均无法律效力，发盘人不受约束。（公开发盘除外，任何人都可以按规定办法表示接受。） 3、一项有效的接受必须是受盘人在发盘的有效期内或合理的时间内表示接受才有效。假如一项实盘规定了明确的、具体的有效期，发盘人只有在此期限内表示接受才有效。假如一项实盘没有规定具体的有效期，应在合理时间内表示接受才有效。 4、接受应由受盘人采用声明或做出其他行为的方式表示，并且这种表示传达给发盘人才开始有效。缄默或不行动本身不是接受。 所谓声明是指书面文字表达上述意思； 所谓行为是根据该发盘的意思或依照当事人之间已经确立的习惯作法所做出的行为，例如卖方用发运货物或买方用支付货款等行为来表示同意。因此，采用某种行为的方式来表示接受并不是任意的行为，而是必须符合书面文字的内容的行为。 二、接受的表示形式 接受可以简单地表示，如“接受你方×月×日的实盘”。也可以较详细地表示，在接受函中重述主要的交易条件。 在表示接受时常用accept 一词，在使用这个词时要注意其时态。如： 1.We accept your firm offer. 2.We have accepted your firm offer. 以上表明买方明确接受了卖方的报盘，即交易已宣告成立。 3.We are accepting your offer.正在考虑接受，并没有肯定表示接受，因此交易尚未达成。 请注意下面的表述： We accept your offer subject to December Shipment. 这句话虽然accept一词是现在 时，但是后面跟了一个条件：“以12月份装运作为条件，我们就接受你的报盘。”对一项重要条件即交货期做了修改，因此它不是一项接受，而是一项还盘。如未经发盘人确认，合同是不能成立的。 三、接受信的写作 接受信是订货与签订合同合二为一的，只要掌握好订货信和寄送合同、确认书书信的写法即可。 订货信分为： 行文式：适合单一商品的定购； 列表式：适合对多种商品的定购； 填写订货单； 填写购货确认书。 四、订货信的写作 订货信是对报盘信的答复信，因而具备答复信的特点。 订单可以通过信函发出，也可以是打印的订单，或者传真、电子邮件等。一般，熟悉的大客户多采用表格的形式订货，而新客户或者一笔单一的订单往往采用信函的方式订货。 不管买方选择哪种形式订货，订单内容必须准确、清晰、具体、完整。买方须使卖方清楚买房所需的货物。订货函的语言要确定、精确、简练。特别要注意拼写和小数点，买房在信函发出之前要反复核对价格的计算以免出错。 订货信的写作应注意三点： 1.行文式订货内容的写法 （1）开头语 （2）订货内容（商品名称、数量、单价、付款、交货期、保险、包装等） （3）结束语。 2.列表式订货内容的写法。 3.填写定单、确认书时说明信的写法。 五、Sales contract Purchase Contract 具体的业务中，交易双方经过