助理共识会档案及合同管理培训绪论.pptVIP

* 第四部分 档案管理 档案分类 归档原则 档案管理组织架构 档案管理表 档案借阅 * 防止公司重要档案流失； 方便调取查阅和检查； 发生纠纷时作为证据和处理的依据； 公司未来上市之前，会计师事务所、律师事务所将会对公司的重要合同、证照进行尽职调查，故有必要尽早规范档案管理以符合上市的要求。 归档的目的 一、档 案 分 类 序号 档案类别 负责部门 归档范围 保管期限 归档时间 1 行政管理类 总经办 证照 （名称预先核准通知书、营业执照 、批准证书 、组织机构代码证、税务登记证、评估报告、验资报告、卫生许可证、工商登记变更材料 ） 3、印章 永久 获得之日 4、公司发文（规章、制度、决定、条例、规定、办法等） 永久 每年二月之前 人资部 1、办公室房屋租赁合同、出租方营业执照或自然人身份证复印件、租赁登记证明文件。 2、行政管理、人事方面的协议 合同解除或终止后3年 每年二月之前 2 劳动人事类 人资部 (自行归档和管理) 劳动合同 员工档案 人事任免文件 合同解除或终止后3年 发生之日 4、薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等 5、工会档案 6、办公资产登记表、清单 永久 3 技术类 研发 科研项目档案 产品研发档案 10年 项目完成后 * 档 案 分 类 序号 档案类别 负责部门 存档资料 保管期限 归档时间 4 经营决策类 经营企划 公司章程、章程修正、变更 股东会决议、会议记录 董事会决议、会议记录 其他重要会议纪要 企业重大经营战略性决策 合资公司的重要合同。 永久 每年二月之前 7、各部门年度预算与工作计划、月会资料等 3年 5 开发及物业类 开发部 特许合同、本部门其他合同 合同解除或终止后5年 每年二月之前 奖杯、奖状、奖牌等荣誉档案 永久 受让房产：1.房产证；2.土地使用权证；3.房屋买卖合同；4.价款支付凭证、资产评估报告。 6 监督和无形资产类 法务 诉讼或仲裁案件（起诉状、上诉状、申诉状、立案通知、答辩状、开庭通知、判决书、裁定书、调解书、证据材料等） 行政处罚：行政处罚决定、行政处罚通知 、行政复议申请、行政复议决定。 案件结束后5年 每年二月之前 3、聘用律师、法律顾问等合同 合同解除或终止后5年 4、商标注册证、商标许可合同、商标备案书 5、特许备案档案 永久 * 档 案 分 类 序号 档案类别 负责部门 存档资料 保管期限 归档时间 4 经营决策类 经营企划 公司章程、章程修正、变更 股东会决议、会议记录 董事会决议、会议记录 其他重要会议纪要 企业重大经营战略性决策 合资公司的重要合同。 永久 每年二月之前 7、各部门年度预算与工作计划、月会资料等 3年 5 开发及物业类 开发部 特许合同、本部门其他合同 合同解除或终止后5年 每年二月之前 奖杯、奖状、奖牌等荣誉档案 永久 受让房产：1.房产证；2.土地使用权证；3.房屋买卖合同；4.价款支付凭证、资产评估报告。 6 监督和无形资产类 法务 诉讼或仲裁案件（起诉状、上诉状、申诉状、立案通知、答辩状、开庭通知、判决书、裁定书、调解书、证据材料等） 行政处罚：行政处罚决定、行政处罚通知 、行政复议申请、行政复议决定。 案件结束后5年 每年二月之前 3、聘用律师、法律顾问等合同 合同解除或终止后5年 4、商标注册证、商标许可合同、商标备案书 5、特许备案档案 永久 * 档 案 分 类 序号 档案类别 负责部门 存档资料 保管期限 归档时间 4 经营决策类 经营企划 公司章程、章程修正、变更 股东会决议、会议记录 董事会决议、会议记录 其他重要会议纪要 企业重大经营战略性决策 合资公司的重要合同。 永久 每年二月之前 7、各部门年度预算与工作计划、月会资料等 3年 5 开发及物业类 开发部 特许合同、本部门其他合同 合同解除或终止后5年 每年二月之前 奖杯、奖状、奖牌等荣誉档案 永久 受让房产：1.房产证；2.土地使用权证；3.房屋买卖合同；4.价款支付凭证、资产评估报告。 6 监督和无形资产类 法务 诉讼或仲裁案件（起诉状、上诉状、申诉状、立案通知、答辩状、开庭通知、判决书、裁定书、调解书、证据材料等） 行政处罚：行政处罚决定、行政处罚通知 、行政复议申请、行政复议决定。 案件结束后5年 每年二月之前 3、聘用律师、法律顾问等合同 合同解除或终止后5年 4、商标注册证、商标许可合同、商标备案书 5、特许备案档案 永久 * 序号 档案类别 负责部门 存档资料 保管期限 归档时间 ? 7 财会类 财会部 （自行归档和管理） 1、 会计档案（凭证、账簿、报表） 2、财务报告、审计报告 3、资金借贷、担保协议 等档案 4、纳税资料