商务差旅活动重点.ppt

商务差旅活动 一般商务差旅前秘书应做的准备工作 需要了解的情况 上司商务旅行的目的、地点、时间、同行人员、商务活动参与者 应该做的准备工作 一、准备旅行计划 二、制定约会计划 三、为商务洽谈搜集资料，建立旅馆-旅行资料库 四、预订车票、船票、机票 五、解决行李问题 六、安排差旅费 七、选取、购置旅行用品 旅行计划应包括的内容： 1.日期 2.时间 3.地点 4.交通工具 5.具体事项 6.备注 日期 启程到返回中涉及所有事项的日期 时间 出发返回时间，各项工作或活动时间，就餐休闲时间 地点 目的地、开展工作或相关活动地点、住宿地点 交通工具 （考虑目的地、费用、个人喜好等因素） 一是指出发、返回的交通工具； 二是指商务活动中使用的交通工具。 具体事项 包括两个方面： 一是商务活动； 二是私人事务活动 备注 需要提醒上司注意的事项 旅行日程表 ××总经理行程安排 上海——北京 2008年5月13日——5月15日 5月13日 星期二 上午 7:00 赴虹桥机场（公司派车送达）。 8:40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10:20 抵达北京（×××接机） 11:00 住××宾馆606房间（已预先定房）。 12:00 与××总经理共进午餐（在宾馆）。 下午 14:30 与××总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。 18:00 与××总经理在公司共进晚餐。 5月14日 星期三 上午 9:30 赴××公司与××董事长洽谈（需用的4、5号文件在您的公文包中）。 11:30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15:00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在您手提箱内）。 18:00 在宾馆用餐。 5月15日 星期四 上午 8:50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。 10:25 抵达上海虹桥机场（××接机）。 (行程结束） 安排旅行计划的注意事项 1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识 4、需要中转时，尽量选择衔接时间在2~4小时之间的班机，减少时间的浪费。 5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地 6、国际旅行时注意时差问题 7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择 8、复印多份：上司；上司家属；办公室存档；秘书 二、制定约会计划 约会计划内容： （1）目的地（省、市名，外国应包含国家名） （2）时间（日期、时间） （3）对象（xx公司、约会者姓名、联系方式等） （4）其他（备注、需要特别提醒的事，如需要带xx材料）。 三、为商务洽谈搜集资料，建立旅馆-旅行资料库 （1）准备各类相关文件 （如：讨论的问题有关的信件、备忘录等）。 （2）贮备旅行地点风土人情及各种礼节方面的资料。 （3）收集一些交通图、时间表和飞机时刻表，旅馆介绍的小册子，旅行社的一些资料。 四、预订车票、船票、机票 ①旅行社订票 确认相关信息 ②自己预定 订票，取票，确认相关信息 五、解决行李问题 （行李分为托运行李、自理行李和随身携带物品） （1）秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行李的重量和大小（可通过航空公司的旅行手册，或者通过旅行社代办人员）。 （2）随身携带的行李：小提箱、公文包；从旁边打开有两格的公文包（衣服可放下面） （3）准备行李的识别标签（便于辨认），但不能把上司的姓名和地址写在标签上。 六、安排差旅费 1、申请预支差旅费 交通费、住宿费、餐费，其他的活动经费 2、差旅费携带方式 ①信用卡 ②个人支票 ③旅行支票 ④信用证 个人支票 个人支票分为现金支票和转账支票两种。现金支票，可用于支取现金，也可用于转账。转账支票，只能用于转账，不能支取现金。 旅行支票 旅行支票是一种定额本票，其作用是专供旅客购买和支付旅途费用，旅行支票没有指定的付款地点和银行，一般也不受日期限制，能在全世界通用，客户可以随时在国外的各大银行、国际酒店、餐厅及其他消费场所兑换现金或直接使用，是国际旅行都常用的支付凭证之一。 信用证 信用证，是指开证