第13章信息系统工程建设的组织协调.doc

第13章信息系统工程建设的组织协调 组织协调与目标控制密不可分，以保证建设单位项目成功实施为目标，是实现项目目标控制不可缺少的方法和手段，是重要的监理措施之一。 组织协调涉及与建设单位、承建单位等多方关系，它贯穿于信息系统工程建设的全过程，贯穿于监理活动的全过程。作为监理工程师，应该熟悉组织协调的基本内容和要求，掌握完成组织协调监理工作的技能。 13.1组织协调的概念与内容 13.1.1组织协调的概念 所谓协调，就是指联结、联合，调和所有的活动及力量。在项目管理中，将协调或协调管理称为“界面管理”，即为主动协调相互作用的若干系统间的能量、物质和信息交换，以实现系统目标的活动。把信息系统工程建设项目作为一个系统来看，组织协调的对象可分为系统内部的协调和系统外部的协调两大部分。系统外部的协调又可分为具有合同因素的协调和非合同因素的协调。 1.组织协调包括多方的协调问题 例如，当设计方案的概算结果超过投资估算结果时，监理单位要与建设单位沟通，也要与承建单位进行协调，既要满足建设单位对项目功能和使用要求，又要力求费用不超过限定的投资额度;当工程建设进度延迟，监理单位就要与承建单位进行协调，或增加人员投入，或修改实施计划，或调整进度目标，确保项目的如期完成;当发现承建单位的管理人员不称职，给信息系统工程控制目标造成影响时，监理单位要与承建单位进行协调，调整力量。 2.组织协调包括监理单位内部之间的协调 例如，总监理工程师与各专业监理工程师之间、各专业监理工程师之间的关系，监理单位与监理人员之间的协调。 13.1.2系统内部的协调 所谓系统内部的协调系指一个信息系统工程建设项目内部各种关系的协调，如内部的人际关系、内部的组织关系、内部的需求关系以及其他的关系等。系统内部关系协调主要包括以下几个方面。 1.系统内部人际关系的协调 如何提高每个人的工作效率，这在很大程度上取决于人际关系的协调程度，所以监理工程师首先应注意做好人际关系的协调工作，充分调动系统内部各个组成部分的积极性，这样才能保证工程项目顺利的开发与实施。 任何协调工作最终都表现为人与人之间的往来，而良好的人际关系可以使双方相互信赖，相互支持，容易沟通，同时人际关系的渗透和扩散性反过来能更加提高监理工作的效率。和谐的人际关系是做好监理工作的基础。 2.系统内部组织关系的协调 这里说的组织，是指工程项目中若干个项目组C }p对应完成各个子系统))o组织关系的协调，则是指要使这些项目组都能从整个项目的质量、进度和投资控制的目标出发，并积极主动地完成本组的工作，使整个项目处于有序的良性状态。组织关系的协调，可以通过经常开一些工作例会、业务碰头会，会议后应有会议纪要以及采用信息传递卡的方式来沟通信息，这样可使局部的单位了解全局，消除误会，服从并适应全局的需要。 通过及时有效地对组织关系的协调，可以避免资源的浪费，节省人力、物力和财力。 3.系统内部需求关系的协调 系统内部需求关系的协调是指在项目实施中，对人员需求、材料需求、硬件设备和软件需求:、其他资源需求进行的协调，达到内部需求的平衡。实现内部资源的合理配置。 13.1.3合同因素的协调- 所谓系统外部的协调，是指信息系统工程建设项目整个活动过程以外的关系协调，其中又以是否具有合同关系为界限，而划分为具有合同因素的协调和不具有合同因素(即非合同因素)的协调，如图1.3.1所示。组织协调是应该全面的。具有合同因素的协调主要是建设单位与承建单位(即实施、开发方)、建设单位与设计单位(某些项目可能存在的必要设计过程需求)，以及建设单位与相关产品的供货商等关系协调，他们之间的关系可能均具有合伺性质，也可能是间接合同性质。 对于系统外部关系中合同因素的协调，主要是协调建设单位与承建单位的关系。由于双方签订合同后，在整个实施与开发过程中必然会产生各种矛盾，监理工程师作为信息系统工程建设的第三方，应该本着公正原则进行协商，正确协调好各种矛盾。在不同的阶段，需要协调的内容也不尽相同。如招标阶段的协调、实施和开发准备阶段的协调、实施和开发阶段的协调、交工验收阶段的协调、总包与分包商之间关系的协调等等。 此外，还有建设单位与供应商关系的协调，以及建设单位与设计单位关系的协调。在这里，我们讨论广义的沟通与协调，将合同因素中的协调分为监理所涉及的合同事务方面的协调和信息流向沟通。 13.1.4非合同因素的协调 在信息系统工程建设过程中，建设单位与承建单位签订合同或修改合同期间，所进行的大量磋商只是组织协调工作的一部分。但是，要做好全面的项目建设组织协调工作，除了合同方面的组织协调外，还有许多被称为非合同因素或非合同活动的组织