第九章_项目的沟通管理综述.ppt

SSPM/WRL 人类是沟通的动物，需要情感、信任和社会认可。 管理者70%的时间用于与人沟通 项目经理需要花费90%或更多的时间来沟通 - “伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通” 项目管理是一个协同的工作，需要有效的沟通，通过适当和及时地生成、采集、储存、处理和发布有关的项目信息，确保适当的项目干系人能够在: 适当的时间 适当的地点 以适当的方式 获得正确的信息 的管理过程和活动。 项目沟通目的： 保持项目进展 识别潜在问题 征求建议以改进项目绩效 满足客户需求 避免意外 项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设、发展良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！ 项目会议与沟通 人们对会议的态度 会议的目的：沟通；例如：开工大会 会议管理的原则： 制定会议管理政策/真正需要＋结局实际问题 确定会议目标/明确参加会议的人员 准备会议议程和会议材料/严格遵守会议的时间 鼓励与会者积极参与/掌握和控制会议的议题 结束时进行总结，编写会议纪要 项目文件与沟通 主要有：项目计划；项目进展报告 准确性原则 完整性原则 及时性原则 运用非正式组织沟通的原则 对于那些不适合采用正式的组织沟通渠道进行沟通的信息，可以采用非正式组织沟通作为辅助，如思想或情感的交流等。 当项目组中小道消息盛行时，表明项目的正式组织沟通渠道不畅或者非正式沟通渠道使用不当。 IT项目沟通存在的问题 沟通问题导致项目的风险增大 例如：需求的获取、目标和范围的界定等 IT技术更新快，新术语和名词不断涌现 例如：云计算、物联网、智能家居等 IT技术人员内向型比例较高，75%。 研究表明：IT专家对沟通等软技能的需求程度有时更甚于技术。 国内在项目沟通方面常见的几个问题 没有建立沟通管理的模式或者概念； 通常只注重组织机构中上下级之间的沟通，忽视工作流程与责任体系； 由于项目经理的技术背景,项目经理不是将主要注意力集中在沟通和协调上，而是集中在技术细节问题上； 项目绩效报告(如果有的话)并不是发送到有关的项目干系人，而是按照级别的不同发给领导，而真正需要该信息的人员往往不能得知； 由于权力(利)方面的矛盾，部门之间的沟通通常存在巨大的空洞(障碍)，使得一些本来并不复杂的问题长时间得不到解决。 项目经理的沟通对象 高层经理；职能经理；其它项目经理；客户；项目团队等 角色 领导者；主持协调者；沟通仲裁者；冲突解决者； 聆听者； 解释者 责任 保证干系人了解项目情况 与客户沟通时，是高级管理层的代表 与客户维持开放、友好的关系 是项目团队与客户的桥梁 项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、发布、存储、和最终处理项目信息所需的过程。 9.2.1 沟通规划 9.2.2 信息发布 9.2.3 绩效报告 9.2.4 项目利益相关者管理 如何提高信息发布的效率与效果 （1）使用信息技术来强化信息发布 信息发布系统（如：PMIS） 信息查询系统 群件系统（E-mail；QQ等） （2）加强面对面的非正式沟通 建立信任 建立感情和人际关系 （3）采用有效、适时的方式发布重要信息 视频系统；互动；坏消息/好消息方式的选择；克服单调的方式。 （4）使用项目沟通模板 绩效报告流程 自上次报告以来的主要绩效成果 前期问题解决的情况 项目实施的计划完成情况及其与计划的差距 成本、进度 质量、范围、风险(包括新风险以及缓解措施无效的风险) 计划采取的改进措施 主要交付成果的里程碑表并与计划比较,批准的完工日期和当前的预测完工日期 备用金使用情况 项目财务状况 本期发生的问题，以及需要管理层协调的问题 下一报告期要达到目标 项目绩效报告应遵守的原则 报告简明扼要，尽量采用结构化的数据格式或图表； 重点放在管理层关注的问题上 是否出现与计划不符合的变化？ 这些变化的影响程度？ 解决办法？ 需要管理层协调解决的问题 针对WBS的不同层次，报告不同的内容 避免太多的报告层次 利害关系者管理流程 【感想体会 】 一、项目管理的价值 项目管理正是因为其自身的价值才得到企业和个人的认可和应用。 1、项目管理作为管理子集，当然有管理的通常意义上的价值。企业管理对企业的兴衰成败起着决定性的作用，当然项目管理对项目的成败也起着决定性的作用。 2、.提高项目成功率给企业带来巨大的社会效益和经济效益。（香港机场副总指挥称，由于没有应用项目管理的新技术，香港机场的建设多花40亿港币） 3、项目管理还有一个非常重要的价值，这就是知识积累。实施项目是一个非常理想的积累知识的方式，项目管理也是理想的知识管理的途径。 （因为项目实施过程中获得的经验和教训的总结就是知识） 一、项目管理的价值 项目管理正是因为其自身的价值才得到企业和个人的认可和应用。 1、项目管