公文与档案管理分析报告.pptVIP

二、公文整理方法 2．公文立卷操作程序 (1)检查、调整卷内公文 (2)排列卷内公文 (3)卷内公文编号 (4)填写卷内公文目录 (5)填写卷内备考表 (6)拟写案卷题名 (7)填写案卷封面 2．归档文件整理的方法 (1)修整 (2)装订 (3)分类 (4)排列 (5)编号 (6)编目 (7)装盒 (一)案卷级公文整理方法 1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷 (2)运用公文主要类型立卷 (二)文件级公文整理方法 1.文件归档方法：运用自然件归档 档案管理 Ⅰ 档案的收集 (一) 档案收集工作的内容 档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。 一是对本机关需要归档档案的接收 工作。 二是对各现行机关和撤销机关具有 长久保存价值的档案的集中和 接收工作。 三是对历史档案的接收和征集工 作。 (二) 档案收集工作的重要性 档案的收集工作是档案业务工作的基础 1．文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2．文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量 一、档案收集工作的内容和重要性 Ⅱ 档案的整理 文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。 一、文书档案整理工作的内容和原则 (一)文书档案整理工作的内容 文书档案的系统化和基本编目 (二)文书档案整理工作的原则 1．充分利用原有的整理基础。 2．保持文件之间的历史联系。 (1)文件在来源方面的联系。 (2)文件在时间方面的联系。 (3)文件在内容方面的联系。 (4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名 称、载体或记录方式等方面的联系。 3．便于保管和利用。 (二)案卷的排列 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之间的有机联系。 基本方法有： 1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。 2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。 3．按照案卷所属的时间顺序排列。 (三)档号的编制 1．档号编制的原则 唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制 (四)档案检索工具的编制 档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。 1．案卷目录 案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。 案卷目录的编制方法 根据国家有关规定，案卷目录一般应区别不同的保管期限，分年度或混年度编制。 第一，分年度编制。将全宗内的文书档案逐年按保管期限编成永久、长期和短期三本案卷目录。这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。 第二，混年度编制。根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案卷号不应过长，尽量不突破四位数。 案卷号 题名 年度 页数 期限 备注 档案室编 档案馆编 案卷目录应包括以下几项内容：案卷号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限以及备注等，如下图： 2．全引目录 全引目录又称案卷文件目录，是将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。 它的形式有两种： 一种是先列出每个案卷的案卷号、案卷标题、起止日期、页数、保管期限等，实际上是重抄案卷目录的项目，然后在这个案卷条目下列出该卷的卷内文件目录。 另一种形式是将一部分案卷目录与其卷内文件目录合订，上面一小部分为案卷目录，下面大部分为它们的卷内文件目录，在案卷目录的备注栏内，列出其卷内文件目录所在的页次，在卷内文件的备注栏上填上案卷号