文件和记录管理程序汇总.ppt

深圳市博恩实业有限公司 深圳市博恩实业有限公司 文件和记录的管理程序 余满丹 2016-3 目录 为什么要进行程序文件的培训？ 程序文件培训的内容 为什么要进行程序文件的培训？ 告诉你有这个程序文件 告诉你这个程序文件很重要 告诉你程序文件有利于你工作 今天你培训过了，为什么没有按照要求来做？ 文件的分类 质量 手册 程序文件 图纸/作业指导书/操作规程/检验标准 表格/记录/分析报告/档案等 一级文件、纲领文件，表明意向及达到此目的的策略及方法 二级文件、说明由谁负责执行什么及什么情况下执行程序 三级文件、说细说明如何执行某些工作 四级文件、证明已按文件执行工作的证据 职责说明 文控：负责提供各类文件格式及编号；对各类受控文件的盖章、发行、回收/销毁，以及负责各部门原版文件的管理等。 体系工程师：负责一、二级文件的制定和修改 各部门主管/经理：负责本部门三、四阶文件的制 定和修改 各部门文员：负责部门文件及资料的维护，保管。 文件的审批权限 文件类别 制定（修改） 会签回览 审核 批准 废 止 分发、回收 销毁、管制 一阶手册 体系工程师 相关部门 管理者代表 总经理 制/修订部门 文控中心 二阶程序文件 体系工程师 相关部门 管理者代表 管理者代表 权责同上 文控中心 三阶指导文件 各职负责人 相关部门 部门主管/经理 部门最高管理者 权责同上 文控中心 其他管理类文件 各职负责人 相关部门 部门主管/经理 部门最高管理者 权责同上 文控中心 外来文件 职责人员(收集) ——— 部门负责人 —————— 权责同上 文控中心 表单等 各职责人员 ——— 体系工程师/部门负责人 部门最高管理者 权责同上 文控中心 文件编号规则 一、二级文件编码规则 BN - □□ - □□□ 流水号 文件代码 深圳市博恩实业有限公司 三级文件编码规则 BN - □□- □- □□□ 流水号 指三阶文件类别代号 文件代码 深圳市博恩实业有限公司 文件编号规则 四级文件编号规则 □□ - □□ - □□□ -□ 版本号 流水号 表单代号 编制部门代号 文件代号 质量手册—一级文件 QM 程序文件—二级文件 QP 作业指导书/管理办法— 三级文件 WI 表单—四级文件 QR 文件编号规则 外来文件编号规则 BN – WL – □ - □□□ 流水号 外来文件类别 外来文件代码 深圳市博恩实业有限公司 外来文件类别： B----标准 F-----法规 D-----客户图纸/资料 Q-----其它文件 文件编号原则 部门 代号 部门 代号 部门 代号 部门 代号 总经办 GJ 人力资源部 HR 财务部 CW 研发部 RD 采购部 CG 文控中心 WK 绝缘工程部 JE 销售部 JY 绝缘PMC部 JP 品质部 JQ 仓管部 TC 绝缘生产部 JS 机电设备部 JB 市场部 MK 信息部 IT 行政部 XZ 部门代码 三级文件代码 文件名称 代号 文件名称 代号 文件名称 代号 图纸 T 工艺操作指导书 Z 测试设备操作指导书 Y QC工程图 C 抽样计划 J 制造基准书 S 检验规格书/指导书 Q 包装作业规范 K 其它指导文件 H 文件的格式 一/二/三各阶文件格式统一为WORD文档，四阶文件格式统一为EXCEL文档 一/二/三级文件正文字体为宋体，字体大小为12号字（或小四号），文件名称字体大小为18号加粗宋体，字体均为黑色，字体行间距为最小值18磅。 文件的格式 一/二/三阶文件格式（除作业指导书、图纸、QC工程图）统一按照《文件制定修改废止联络单》格式执行,文件格式抬头均统一如下： 深圳市博恩实业有限公司 文件编号 ? 受