文件管理标准.docVIP

Q/ZTDG1603—2006 Q/ZTDG1603—2009 PAGE  PAGE 1 乐清市速丰橡塑厂 发布 2010-03-25实施 2010-03-20发布 乐清市速丰橡塑厂 文件管理 Q/SF—001—2010 Q/SF 乐清市速丰橡塑厂企业标准  PAGE  PAGE 5 目的 为确保本公司在生产、服务等各项质量活动中，都使用有效版本的文件和资料，并确保能及时收回作废的文件和资料。 范围 本标准规定了文件的编写、编号、审批、发放、存档、更改、回收及销毁等事项的管理要求与方法。 职责 办公室职责 办公室是管理性文件的归口管理部门。 负责组织管理性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换 版、回收及销毁。 负责外来管理文件的管理和控制。 技质科职责 技质科是技术性文件的归口管理部门。 负责组织技术性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换 版、回收销毁。 负责外来技术文件的管理和控制。 各部门职责 负责本部门文件的归口管理。 负责本部门支撑性管理文件的编写（修订）、报审、报批、发放、归档、复审、 更改、换版、回收及销毁。 管理流程图（见附录A） 管理内容与方法 编写与审批 管理文件、工作标准（岗位说明书）由办公室组织编写，报厂长批准。 技术文件、检验文件及作业指导书由技质部组织编写，报厂长批准。 3.3.1.3 部门支撑性管理文件由各部门编写，报厂长批准。 管理标准条款号规定 条款号使用多级符号，如1；1.1；1.1.1；1.1.1.1；第五位起用字母a）、b）、 c）、d）…来表示,如还需细分，则用1）、2）、3）…表示。 文件编号 技术文件编号形式如下： Q / SF J ?? ?? - ???? 批准年号（用阿拉伯数字表示） 文件顺序号（用阿拉伯数字表示） 文件分类代号（见附录B） 技术文件代号 企业名称代号 企业文件代号 管理文件编号形式如下： Q / SF G ?? ?? - ???? 批准年号（用阿拉伯数字表示） 文件顺序号（用阿拉伯数字表示） 文件分类代号（见附录C） 管理文件代号 企业文件代号 企业文件代号 工作标准编号形式如下： Q / SF Z ?? ?? - ???? 批准年号（用阿拉伯数字表示） 标准顺序号（用阿拉伯数字表示） 标准分类代号（见附录D） 工作标准代号 企业名称代号 企业文件代号 文件发放 管理性文件发放由办公室负责，技术性文件发放由技质科负责。文件发放前， 发放部门应规定具体的发放范围和数量，填写“文件发放范围规定”（附件一），经部门负责人批准后发放。 文件发放时须在文件适当位置加盖发放编号（见附录E）、是否受控章及版本号； 发放文件应登记在“文件发放登记表”（附件二）上，领用部门办理领用签字手续。发放部门登记“文件有效版本一览表”（附件三）。 文件破损严重影响使用时，使用人应办理更换手续，交回破损文件，新文件仍 沿用原文件发放编号。 各单位所编写、修订的本单位内部实施支撑性文件经本部门会签，办公室统一 审核、编号，由厂长批准、发布实施。 文件复审 每年年底，文件发放单位应组织一次文件的符合性和有效性复审活动；对复审 中须更改、换版的文件，按3.3.8规定执行。 复审活动结束，文件发放单位组织各单位填写“文件有效版本一览表”（附件 二），确保本单位所使用的文件有效性。 文件更改 更改方式 发放更改单； 修订； 划改； 换页。 文件因管理需要或文件复审中提出，需对标准条文、图表作少量修改、补充时， 由提出人或提出部门负责人填写“文件更改通知单（附件四），注明更改原因和更改情况交文件发放部门，经文件发放部门负责人审核后，由文件原批准人批准执行。 文件发放部门应及时将经批准后的“文件更改通知单”发给文件使用单位。 当文件更改使其结构发生较大变化或公司经营环境、产品结构、管理体制、环 境因素发生较大变化以及文件复审中要求时，相应的文件应予以修订。文件版本号按A、B、C……变更。 文件回收 使用单位合并、撤消或使用人调离时原文件应收回。 文件发放部门对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作 废”印章，按规定及时销毁，如需保存的文件、资料，应加盖“存档”印章，予以归档保存。 文件回收时，发放部门应验收，在“文件发放登记表”上签字，注明回收日期。 文件销毁 经清理和鉴定，确属无法使用及无保管价值的文件由发放部门填写“文件销毁 清单”（附件五），经部门负责人批准后方可销毁。 销毁时应由部门负责人或部门负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的人 员和监销人员应在“销毁清单”上签字，并注明销毁日期。