档案管理2015.5.25解决方案.pptVIP

档案管理 二○一五年五月 主要内容 一、档案管理的目的 二、档案的编号 三、档案的分类 四、立卷与编制目录 五、档案的保管期限 六、档案的保管 七、档案的密级 八、档案查阅的权限 九、档案的查阅/借阅/复制 十、档案的销毁 一、档案管理的目的 规范档案编号、分类、整理、保管及借阅工作 二、档案的编号 1.物业管理公司 编号为：XY 2.部门编号： 行政部 编号为：XZ 财务部 编号为：CW 品质部 编号为：PZ 工程部 编号为：GC 保安部 编号为：BA 环境部 编号为：HJ 客户服务中心 编号为：KH 3.年份编号：引用年份序号—2001、2002……。 4.档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。 举例： 物业管理公司编号： 各部门编号： 三、档案的分类 区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类： 行政部 财务部 品质部 保安部 工程部 环境部 客户服务中心 综合部 经营部 全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。 根据物业管理的特性，我们采用组织机构——问题分类法，如： 四、立卷与编制目录 1.立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或档案袋）将档案分别立卷： 根据档案（档案袋）的规格准备相应的档案标贴纸； 在档案标贴纸上标注明确档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如 ——物业管理有限公司行政部收文：XY—XZ—收文； ——物业管理有限公司财务部报表：XY—CW—报表； ——客户服务中心业主档案：XY—KH—业主档案。 将制作好的档案标贴贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； 将需归档案的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或档案袋）内。 四、立卷与编制目录 2.档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》； 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。 五、档案的保管期限 档案保管期限分为永久保存、定期保存两种。 各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。 六、档案的保管 1.档案保管的工作任务是： 便于查阅； 保证档案的安全； 防止档案的损坏； 采取修复技术，延长档案寿命。 六、档案的保管 2.档案保管的责任部门： 财务部保管财务档案； 行政部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料； 品质部保管ISO9001质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案； 客户服务中心保管管理区域图纸、客户服务中心收发文件、业主档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及客户服务中心需要保管的其他档案； 各部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。 六、档案的保管 3.档案的保管程序： 保管的资料经文书处理程序后，由相关人员保管； 相关人员将该资料登记在《档案目录》，归入相应案卷并统一编号； 相关人员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询； 档案原则上保管原件。 七、档案的密级 档案的密收分为三级：绝密、机密、普通： 绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案； 机密档案包括：ISO9001质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案； 普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 八、档案查阅的权限 管理者代表可查阅公司的所有档案。 部门负责人可查阅该部门所有档案。 其他人员根据审批查阅有关档案。 九、档案的查阅/借阅/复制 查阅/借阅/复制人到档案相关管理人员处，在《档案查阅/借阅/复制登记表》中登记。 档案管理人员审核其查（借）阅资格： 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理； 权限外的，档案管理人员填写《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续： 属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属公司的档案，由行政部经理或管理者代表审批；财务类的档案也应由管理者代表审批。 在档案归还日期前，档案管理人员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 须复制档案的，绝