电子文件管理程序.doc

目录 内 容 页次 备 注 *变更记录表………………………………………………… 目的…………………………………………………………… 范围…………………………………………………………… 定义…………………………………………………………… 职责…………………………………………………………… 内容…………………………………………………………… 工程图文件…………………………………………… 客户图档………………………………………………… 工程文件档案…………………………………………… 文控中心文件档案……………………………………… 生产等流程设备文件（硬件及软件）…………………… 电子数据的管理………………………………………… 电子档案管理与备份…………………………………… 电子资料回馈机制 变更记录单编号 变更前摘要 变更后摘要 变更日期 核准 A/0 1 目的 决定、提供及维持所需的电子设施，以达成产品要求的符合性，并符合顾客及其它利害相关者的需求与期望。 确保公司对内、对外电子媒体形式的管制文件、程序、图文件、记录等，做有效的管理维护与持续改善的有效性以维持质量、环境和环保管理系统的运作顺畅。 范围 计算机软件与档案管理。 外部数据与法规的维护。 定义 无。 职责 本文件制订/修改的权责部门是文控中心。 工程部负责客户原始图纸文件等相关数据文件的管理。 生产部等相关部门负责生产等流程设备电子文件的管理。 业务部负责客户数据文件及客户订单数据文件的管理。 文控中心负责标准书电子档案的管理。 工程维修负责设备操作系统软件的管理。 内容 工程图文件 包含产品图纸、底片、网版、刀模、烫金版等图档。 凡客户通过电脑文件、e-mail或磁盘片等方式，提供图文件的作业。 图文件或程序经处理后，将设计完毕的CAD/GERB等产品图档存放归档。 工程部门每日均须做备份。 凡档案须被修改者，由工程设计人员变更图面后经部门主管确认无误予以归档，图文件由工程设计人员以新版本归档保存。 客户图档 包含客户图面资料与客户往来的文件等，且客户以传真或电子邮件等方式提供的资料。 工程文件档案 设计变更履历：记录专案的设计变更过程。 产品工作流程单：存放各版本的样品制作工单或生产工单。 文控中心文件档案 指质量、环境和环保管理系统发行的标准书原始电子档案。 所有相关的标准书档案的制作归档，由文控中心负责管理。 档案经制成及发行后，即储存于其指定磁盘机中。 凡有任何变更或增加，由文控中心依《文件与资料控制程序》经权责单位确认后正式发行。 生产等流程设备文件（软件） 如生产或服务提供设备所需的软件等。 相关流程设备所产生的文件记录，依《记录控制程序》实施。 电子数据的管理 序号 电子数据类型 权责单位 管制要求 使用单位 管制性质 备 注 1 客户原始图档 工程部 查询 客户财产控制 工程部 修改/查询 客户财产控制 2 标准书/表单电子文件 文控中心 新增/修改 查询/删除 相关权责 单位 只读 文件申请修改 3 生产等流程设备电子文件 生产部等相关部门 新增/修改 查询/删除 设备操作 人员 查询 4 订单数据文件 业务部 新增/修改/备份 密码权限设定 业务部 新增/修改 查询/删除 5 客户数据文件 业务部 新增/修改/备份 密码权限设定 业务部 新增/修改 查询/删除 6 供货商档案 采购部 新增/修改/备份 密码权限设定 采购部 新增/修改 查询/删除 7 操作系统软件 工程维修 新增/修改/备份 密码权限设定 系统操作 相关人员 新增/修改 查询/删除 电子档案管理与备份 所有正式档案皆储存于相关部门的最高主管的指定的磁盘机中，由工程部/网管人员负责维持储取的正常运作；属于工程电子档案部分，由工程内部同步备份至主管人员的电脑磁盘机中。 有任何特殊需求，经提出申请由相关权责人员处理后，方可存取资料。 资料备份作业由人员依其部门行政规章处理。电子资料回馈机制所有电子资料产生与实施，藉以维持质管理系统有关人员方便取用，以利其实施、维持及持续改善质量管理系统，并提升顾客满意度。 相关文件 《文件与资料控制程序》 《记录控制程序》 附件 电子文件管理流程 文件编号 电子文件管理程序 版本/版次 A/0 页码 第1页/共1页 工程部工