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**文档管理 什么是管理？ 1.凡是需要经过他人来达到目的的活动； 2.为达到某种目的而采取的带有一定强制性的措施； 3.调动一切可以调动的资源并投入到可以产生最大效益中去的活动；理董事会或总经理日常事务的机构，是处理一种特定事务或提供服务的地方,是负责处理企业行政事务的部门。 1、定义 什么是规范管理？ 企业规范化管理是一种在系统思考基础上,全面激发并能稳定下属员工积极性和创造性的一种企业管理。包括： 十化标准 基本标准 决策程序化 组织系统化 奖惩有据化 业务流程化 管理行为标准化 绩效考核定量化 权贡责明晰化 目标计划化 措施具体化 过程控制化 八零 效果标准： 决策制定零失误、 产品质量零次品、 产品客户零遗憾、 经营管理零库存、 资源管理零浪费、 组织结构零中间层、 商务伙伴合作零抱怨、 竞争对手零指责 重点 效益和效率 政令畅通 指令原则上是以文件的形式下达。口头指令适用于紧急情况，事后仍需要书面固定。 综述： 管理就是以“文件化”的手段，对医院运作过程中的各类管理事务进行系统性、科学性的规范，并通过实施和不断完善，达成医院管理动作的井然有序、协调高效的目的。 文秘档案管理 （政令发出的唯一出口） 项目 具体内容 文件 各类规章制度、请示报告、通知通告等文件的收发、缮制、办理、流转、归档 秘书 管理老板的文件、处理老板交代的事物、 督办老板交代的工作 档案 档案定义：企业生产过程中产生的文件资料；是历史的记载、客观依据、是有价值的 档案分类：文书档案、基建档案、影像档案、财务档案、实物档案 工作：文件资料收集、整理编号、归档保管、查找借阅、汇编利用 文档管理 法规性文件 公文管理规定 档案管理规定 收发文指南文件处理权限 文件签发人：总经理 文件处理人：行政部总监 文件管理部门：行政部 文件制定部门：各中心或各职能部门 发文流程 各职能部门均有拟文功能，但正式发文的部门只有总办/院办。 按下列流程办理： 主办部门拟稿---总监审核------相关部门汇签---呈总经理签发---总办/院办核稿、编号、登记、缮印--主办部门校对--总办/院办用印---下发 集团章（总办编号） 部门章（传真件、函件；部门自行编号） 红头文件 传真件、函件 各部制定的规章制度 需要下属公司总经理执行、知道的一般性事项； 各部例会通知 各部制定的管理规定和管理办法 涉及二个以上部门执行的一般性事项 对口下属部门的专项事件通知、专业操作指导性文件 各部重大决定、重大安排、重要通知：如高管任免、单位之间员工调动、机构调整、成立组织等 总部牵头的一般性会议通知 例会会议纪要 重大事项通报、指示性的批复 一般性通告、通报 集团内部工作联系函 对口政府部门的报告、报表 人事商调函、对外联系函 集团工作会议纪要 各部认为需要以正式文件下发的事项 检查督办作用 董事会或总经理布置工作和指示传达以后，总经办就要对落实情况进行检查和督促检查督促的有关情况报告总经理。 总经办的地位在哪？ 中心枢纽 对上：连接公司领导 对下：协调各部门 工作流程 1、发文流程： 部门制定文件-----中心总监审核------集团总经理签发------总经办文书按 照指定发文范围、密级编号制文、----总办主任核对----发文----文稿归档 2、公章使用流程 需要加盖公章的文件资料：填妥全部内容，不能有空白处----中心总监签字------总经办用章------登记用章的种类、内容、用章部门、用章人、用章部门当事人 工作流程 3、合同用印流程： 部门制定合同----双方协商条款一致-----总办法务专员审核法律性条款 -----中心总监签署合同一式三份-----总办盖章-----合同正本一份留总办归档 4、事务请示报告流程： 部门填写请示事项或报告事项-----中心总监签署------分管中心总监会签----总经理签署----相关部门执行