综合行政管理艺术简介.ppt

综合行政管理艺术 学会工作杂而不乱----五个指头弹钢琴 行政工作吃力不讨好吗？ 长时间加班，身不由已； 培训机会少； 在公司不受重视； 经常被投诉； 成就感少； 自主的事少； 被动的事多； 琐事太多； 压力大； 被表扬机会少； 救火 …… 行政工作大纲 现代企业的行政管理特征； 行政总监的职业规范； 对秘书岗位范围要求； 公司的采购管理； 内部管理关键事物控制点； 公司大型会议管理； 办公室人际关系； 职业生涯管理 企业行政管理特征 建立完善的制度与流程； 坚持按照游戏规则办事； 管理者理性思维；（与企业家思维不同） 高度授权；（事事请示很痛苦） 管理的系统性；（政策撞车） 人性化的管理；（以人为本） 亲情化管理的氛围；（服务要求，让人感觉到被关心、被关注） 严密的时间； 优先的效率管理 企业家的思维模式 跳跃性思维 经理人必须是理性思维 了解企业的组织结构 六种职业角色 行政管理者的情商 行政管理的角色认知 社会人与经济人；（价值观与辛巴达案例） 利润中心与成本中心； 以老板为客户； 以下属为客户； 服务的专业化特征； 以热情，关注面对所有人；（微笑） 坚信自己的价值。 行政管理者的成功要素（自我打分） 专业技能（跟老板要机会培训）（6分） 企业全景（7分） 服务意识（必须具备）（9分） 洞察能力（敏感，领悟事务后面的东西）（8分） 人际沟通（“存钱”的重要性）（8分） 协调能力（公关能力，办公室工作最重要的指标）（9分） 指挥能力（8分） 各种常识（7分） 平均分数7.75 IQ EQ IQ高不等于成功 高智商的未必一定成功，智力平庸者也可以卓越超群。 自我控制情感 让快乐成为一种人生习惯，培养一个让身心快乐的嗜好； 每天至少一小时做自己喜欢的事 不要做太多的承诺，能负三两重的人不要扛半斤 不要太在意别人的批评和评价，不要强迫自己戴人格面具； 翻旧帐是快乐的死对头，一件事不要生两次或两次以上的气 追求快乐两条路，珍惜平凡，降低欲求，天天快乐，有益健康 烦恼不是生存的目的，快乐才是生存的需要。 员工管理的EQ方法 以EQ的智慧识人 以EQ的胸怀纳人 以EQ的管理用人 以EQ的共识激励人 沟通中的EQ 当与小孩沟通时，不要忽略了他的”纯真“； 当与少年沟通时，不要忽略了他的”冲动“； 当与青年沟通时，不要忽略了他的”自尊‘； 当与男人沟通时，不要忽略了他的“面子”； 当与女人沟通时，不要忽略了他的“情绪”； 当与主管沟通时，不要忽略了他的“权威”； 当与老人沟通时，不要忽略了他的“尊严’； 四变格言 心变则态度变； 态度变则习惯变； 习惯变则人格变； 人格变则人生变。 行政管理的全景图 管理制度 秘书管理 办公室 采购 供应商 车辆管理 车辆采购 维修商 装修扩建 建筑商 装修队 保险 制定规章制度 一般规章 着装规定 名牌规定 印章管理 电话礼仪（微笑，自报） 邮政管理 用车制度 接送规定 设备/设施 场地管理（使用会议室采用电脑管理） 采购规定 安全保卫 电话系统 专业化的行政人员 案例:拍卖流程 1核查_记录人 2存库_存/入库记录 3定价_定价人:工厂\行政\财务\工会 4拍卖_通知记录 5过程_50元,WHO?70元,WHO? 6回款_日期 案例:库房管理 库房地图 库房选址(是否有三家比较资料) 定库房(是否有三人同意记录) 防爆灯(装与不装的定议) 电源座(如何管理) 插座距离(如何管理) …... 非系统化思维恶果 突破线性思维 解决团队冲突风格 积极而不合作:我胜你负 消极有合作:漠不关心 妥协型:多花些时间,会各自让步作出妥协 消极而合作:强调人际关系,自己作出牺牲 积极而合作:彼此尊重,同心协力去寻求解决问题的方案 解析潜规则 秘书管理范围 对总裁秘书工作要求 秘书接听电话原则 电话沟通技巧 电话沟通忌讳 不要一次接听多个电话 不要讲电话同时又和同事讲话 不要在他人休息/休假时因公务打扰 不要使用学生时代或个人的口头禅 不要告知外人同事的家庭电话 不要在挂电话后谈论对方 有效的电话沟通 打电话的准备工作 -要有明确的目的/目标 -预先收集必要的背景 -列出要达致你所订立的目的所要提出的问题及要点 -在处理重要或高风险电话前要代入角色预演 自我介绍及说明致电的目的 特别注意语调、态度、速度、表达形式、说话声音的抑扬和音量 要与对话的对方的交流风格相配/对应（说话、速度、语调、态度） 尽量不作通话主主讲人。鼓励对方多谈他们的现状、处境、需要、关注等。 秘书对总裁日程管理 管理总裁文档之一 管理总裁文档之二 总裁协调人角色 总裁发言起草人 管理签字文件 约见时不遵守规则的表象 约定时间未到 不速之客 秘书不在时擅入 超过谈话时间 不遵守纪律闯入 过