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研究生学籍管理常见事项办事指南 各研究生培养单位及研究生同学： 为规范研究生学籍管理，提高办事效率，更好的为研究生提供便捷的服务，进一步明确研究生学籍管理常见事项办理程序，现将具体内容通知如下： 一、办理学习证明 1、研究生本人凭用户名和密码登陆研究生管理系统（），打印学习证明，持研究生证到研究生处管理处办理。 2、办理时间：每周二、四上午。 二、办理提前、延期答辩手续 （一）提前答辩 1、研究生申请提前答辩，必须于拟答辩时间前3个月办理审批手续， 如:计划提前至某年6月答辩，应于当年3月提出申请。申请时间距离拟毕业答辩时间不足3个月者，不予受理。 2、申请提前答辩，应在研究生管理系统中填写《吉林大学研究生提前答辩申请表》，详细说明理由并附科研成果及已发表论文原件。经导师、所在培养单位主管领导签字盖章及学位分委会主任签字后，由各培养单位统一报研究生管理处。经研究生院主管院长签署审批或提交研究生院院务会议讨论决定应说明研究生出国往返时间、经济资助情况等期满须按期返校，并在回国后一周内到研究生管理处报期满未归，；若回国后一周内未到研究生院管理处报到，均按旷课论处依据《 研究生休学期满，如确已康复，应在休学期满的前2周到校医院复查， 确认能坚持正常学习者，填写《吉林大学研究生学籍变动申请表》，附校医院保健科复查合格证明书，到研究生管理处办理复学手续。 5、研究生休学期满，不申请复学，或休学后准予复学，但逾期两周不到校报到，按自动退学处理。 6、办理时间：每年6月和12月，每周二、四办理 五、请假及程序 1、因突发事情不能在学校规定的日期到校报到注册的新生或每学期开学时研究生不能按时返回校的研究生，应及时与所在培养单位的研究生秘书和导师联系，提出书面请假申请，并同时提交有关证明材料（如：在外地生病需提供二级甲等以上医院证明），请假时间不得超过两周。经批准方可生效。 2、根据《吉林大学研究生请假制度》，一学期内事假累计不得超过一个月，超过者应办理休学手续，未请假离校并连续两周未到校参加学校规定的教学活动者给予退学处理。 六、退学 1、属于《吉林大学研究生管理规定》第三十四条第（一）至（六）款所述情形之一者，由研究生所在单位提出申请，并附有相关的材料，从研究生教育管理系统下载《吉林大学研究生学籍变动审批表》，研究生导师及主管领导签署意见报研究生管理处。 2、属于《吉林大学研究生管理规定》第三十四条第（三）、（七）、（八）款所述情形之一者，由研究生本人提出申请，在研究生教育管理系统中填写《吉林大学研究生学籍变动申请表》，经导师及所在单位主管领导签署意见后报研究生管理处。 3、经校长会议研究决定批准后，学校出具“退学决定书”并送交本人，退学研究生应在15个工作日内办理离校手续，同时到有关部办理肄业证书或学习证明及档案、户口迁出等有关事宜。 受理时间为正常工作日。 七、研究生证及火车票优惠卡的补办（充值） 1、研究生证及火车票优惠卡的补办：根据《吉林大学研究生证、校徽管理办法》，研究生证丢失后，应在研究生管理系统中填写《补发学生证申请表》，签字盖章后，携本人照片到研究生管理处办理； 2、火车票优惠卡充值：每学年充值一次，可优惠购票4次。 3、办理时间： （1）补办研究生证为每月15、16日，如遇公休日顺延。 （2）补办火车票优惠卡为寒、暑假前两周内。 （2）火车票优惠卡充值大约在寒假前两周，具体时间、地点另行通知。 八、教育储蓄证明 1、需持本人身份证、研究生证到研究生管理处办公室（行政楼415房间）办理。在学期间只能办理一次。 2、办理时间：每周五上午。 九、研究生证验讫须知 1、新生入学须按照学校规定的时间持“入学通知书”到校报到，报到后应登陆研究生教育管理系统—— 学生基本信息 —— 学生基本信息录入，认真填写和核实个人信息，经所在培养单位研究生秘书审查合格后，方可办理研究生证，并统一到研究生管理处办理验讫手续。具体时间、地点另行通知。 2、老生须在新学期开学后两周内，持研究生证到所在培养单位由研究生秘书给予验讫。 十、离校通知单的办理： 1、 毕业研究生离校请登陆研究生教育管理系统，学籍管理栏目下载“离校通知单”，按要求办理有关手续。 2、交回“吉林大学研究生证”注销，如丢失，须交20元工本费、媒体公布的丢失声明费。 3、领取报到证、毕业证、学位证。 4、研究生人事档案由所在培养单位机要寄到就业单位。 十一、有关说明 办理以上事宜遇国家法定假日顺延，学校寒、暑假期间停止办理。 办理地点：研究生管理处，行政楼415房间。 有关学籍管理未尽事宜，请直接联系研究生管理处管理科负责老师，联 系电话