计调外来函电的处理研讨.pptVIP

情景再现 计调小李接到一份传真，内容如下 旅行社传真 收件人旅行社：哈尔滨招商旅行社 发件日期：2014年10月31日 收件人姓名：李华 共1页 第1页 发件人旅行社、传真号： 广东国际旅行社：020发件人姓名：陈红 李华女士： 下午好！由我社组织的旅游团一行22+1人，将于2015年1月4日乘坐CA1247（1245/1630)次航班抵达哈尔滨太平国际机场，2015年1月8日乘坐CA1247（1045/1430)次航班返回广州，往返机票已经定妥。请贵社安排哈尔滨、亚布力、雪乡五日游，按内宾标准团接待（住宿请安排四星）。请尽快将行程安排及每个人的接待价格报给我社。谢谢！ 请同学们讨论，当你接到这份传真时如何处理？ 旅行社外联函电 一、电话与传真 二、函电往来 1．函电的处理 (1)阅读阅读内容，函电由何地发来、客户名称、发函电人是谁、日期 (发电日期和回复日期)、是否是老客户；确认函电类型，是询价函电还是委托代办函电。 (2)办理 ①询价函电办理的程序。 按函电的要求的线路安排、服务标准、住宿档次、用餐标准及其他一些特殊要求排出“旅游行程表”。 算：计算车费、餐费、景点门票、交通费、综合服务费、附加费等各种费用。 报：将以上旅游行程及每位旅游者购买该产品的价格报给客户。 ②零星业务委托函电办理程序 算：根据委托业务项目，计算出委托代办费用。 报：将计算出的委托代办费用报给委托方，并确认。 填：根据函电内容填写任务通知书，一式两份，一份留存备查、一份同原件一起交给经办部门。 回复：将经办的情况及时回复委托方。 2．函电管理 (1)按客户建档将函电按客户名称建档存放，档案封面标明客户名称、地址及通讯号码，这种方法有利于随时掌握各个客户情况。 (2)按旅游团建档将函电按旅游团队建档存放。将已报价或已成团的函电按团队名称建档，档案封面标有团队名称、编号及月份，这种做法有利于外联及时安排各团计划。 (3)按确认与否建档将所有“已确认’’与‘‘未确认’’的函电分别存档，档案封面标明“已确认”或“未确认”。 3．旅行社外联函电案例分析 收件人旅行社：哈尔滨招商旅行社 发件日期：2014年10月31日 收件人姓名：李华 共1页 第1页 发件人旅行社、传真号： 广东国际旅行社：020发件人姓名：陈红 李华女士： 下午好！由我社组织的旅游团一行22+1人，将于2015年1月4日乘坐CA1247（1245/1630)次航班抵达哈尔滨太平国际机场，2015年1月8日乘坐CA1247（1045/1430)次航班返回广州，往返机票已经定妥。请贵社安排哈尔滨、亚布力、雪乡五日游，按内宾标准团接待（住宿请安排四星）。请尽快将行程安排及每个人的接待价格报给我社。谢谢！ (1)阅读 ①传真由广州国际旅行社传来，发件人：陈红 ②日期：2014年lO月31日； ③旅游团人数：22+1人； ④服务等级：标准； ⑤线路：哈尔滨、亚布力、雪乡； ⑥饭店：四星级； ⑦要求：无特殊要求； ⑧往返交通： 2015年1月4日乘坐CA1247（1245/1630)次航班抵达哈尔滨太平国际机场，2015年1月8日乘坐CA1247（1045/1430)次航班返回广州，往返机票已经定妥 (2)安排（设计旅游线路） D1 晚抵哈尔滨。游览游览远东地区最大的东正教堂 圣索非亚教堂广场、俄罗斯商品城，游览具有欧式建筑艺术长廊之誉的百年老街一中央大街步行街，车游哈尔滨标志性建筑 防洪纪念塔，游览土特产商场。晚住金谷大厦。 D2 早餐后，亚布力滑雪场参观亚布力社会主义新农村——最大、最具特色的农家大院；观赏新建的欧式火车站、欧式建筑风格的风车别墅，午餐品尝东北特色菜，体会外面冰雪纷飞的冬天，室内却是生机盎然的春天，独特的季节差异。午餐后体验白金贵族运动，初级滑雪2小时（免费提供雪鞋、雪板、雪杖），激情滑雪过后可参加雪上其它自费项目。晚住牡丹江夏威夷。 D3早餐后，乘车赴雪乡，进入雪乡森林公园后，海浪河陪伴您一同欣赏银装素裹的世界，塞北风光、林海雪原、奇松树挂的北国雪景，途中车览国家级雪上冬训基地、中国人民解放军”八一”滑雪场，有可能观摩到国家级滑雪运动员高山花样滑雪训练。午餐后，跟随导游参加雪乡当地自费娱乐项目，可拍照留念，晚餐后自由活动，雪乡的夜景尤为美丽，洁白如玉的白雪在大红灯笼的照耀下，宛如朵朵白云飘落人间，幻化无穷 晚住二道河子。 D4早餐后，“好色之徒” 乘坐雪域观光车登原始最高峰——秃顶子山（费用自理）日飞雪迎宾，积雪在风力的作用下聚集成形，奔马、卧兔、神龟、巨蘑……千姿百态，仿佛是天上的朵朵白白云飘落