3.5結案歸檔.docVIP

流程圖/公文歸檔 作業程序： 1. 公文歸檔處理： 1.1. 點收作業： 1.1.1. “電子傳送”型態公文：經批核決行之公文送交總務處文書組結案/發文後，由文書組人員檢視簽核紀錄以及決行層級，確認無誤後，進行點收以及後續歸檔。 1.1.2. “電子含紙本”傳送型態公文：經批核決行之公文送交總務處文書組結案/發文，文書組於收到紙本實體附件後，檢視公文的簽核紀錄以及決行層級，確認無誤後進行點收，並於承辦案件登記簿上加蓋歸檔章。歸檔文件以有總收發文字號者為限，其未經總收發編號者，留存各承辦單位備查，毋須併送歸檔。 1.2. 檔案分類、整理及核對：歸檔之紙本公文應依其年月份進行分類，再依其總收發文字號排列整齊。經完成分類及整理等手續之紙本公文，將與電子公文系統之電子含紙本公文進行核對，並於核對無誤後裝訂上架，即完成歸檔作業。 1.3. 文件裝訂每個月依檔號順序排列裝訂一冊為原則；但同一月份檔號文件過多時，得分訂二冊或若干冊。 2. 控制重點： 2.1. 電子含紙本公文須於紙本公文繳回文書組時才可進行點收。 2.2. 如欲查閱已歸檔之檔案，必須填寫檔案調閱申請單。 2.3. 公文附件須併同歸檔。 2.4. 歸檔文件應以正本為之，如因故遺失則由承辦單位商請原發函之單位另行補發與原案相同之函件，交文書組登錄原收文字號續辦後再歸檔存查，以便於檔案管理。 3. 使用表單： 3.1. 承辦案件