01-文件控制程序.7改稿).docVIP

文件控制程序 责任 主管部门 审核 批准 签字 日期 目 录 1. 目的 2. 适用范围 3. 职责 4. 工作程序 5. 相关文件 记录 1.目的 对QEO管理体系文件和资料进行管理和控制，确保有关部门和关键岗位得到有关文件的适宜版本。 2.适用范围 本程序适用于QEO管理体系有关的文件（包括外部文件）控制。 3.职责 3.1 公司经理负责QEO体系管理手册的批准。 3.2 管理者代表负责程序文件的批准。 3.3 主管部门领导负责相关管理文件的批准。 3.4 办公室是本程序的主管部门，负责管理手册、程序文件的控制、管理以及公司内外部相关单位公文收发、登记和控制、管理、归档管理工作。 3.5 各部门负责与本部门有关文件编写、收发、更改、控制管理和保存本部门现行文件。涉及公司级的文件统一由办公室收发和管理。 3.6 项目部负责本施工项目所有文件的管理。 4.工作程序 4.1 与QEO管理体系有关的文件称为受控文件，分类如下： 4.1.1 管理手册。 4.1.2 程序文件。 4.1.3 管理体系的支持性文件：公司的管理办法、规章制度、作业指导书及与管理体系有关的资料等。 4.1.4 合同类文件：与管理体系运行有关的合同、协议等。 4.1.5 外来文件：与管理体系运行有关的法律、法规、规范、规程、标准、外部相关单位文件和资料等。 4.1.6 管理体系运行的记录文件 4.2 文件和资料的编号 4.2.1 管理手册 YAJZ/QEO/SC/C/□□ 等同：云安建筑/质量、环境、职业健康安全/手册/版本号/序号 注：下同。 4.2.2 程序文件 YAJZ/QEO/CX/C/□□ CX：程序文件 4.2.3 管理体系的支持性文件 YAJZ/ZC/□□/□□ 等同：云安建筑/支持性文件/专业代号/序号 “专业代号”是指以公司各专业为系统划分,例如:技术系统的专业代号是:SC。 4.2.4 管理体系共用的记录 YAJZ/QEO/JL/□□ 等同：云安建筑/质量、环境、职业健康安全/记录/序号 4.2.5 序号以两位阿拉伯数字01-99表示。 4.3 文件的编写、批准与发布 4.3.1 管理手册由工程管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.3.2 程序文件由各有关各主管部门编写，部门主管领导审核，管理者代表批准发布。 4.3.3 合同类文件由经营部编制，该部门主管领导审核，法定代表人或被授权人签署并发布。 4.3.4 与体系运行有关的管理性文件由各职能部门编制，该部门负责人审核，主管领导批准发布。 4.3.5 各部门接收的外来文件由各部门负责人识别其适用性，属受控文件范围的，执行本程序4. 4. 1条；需转发的外来文件，经部门负责人签阅后，统一由办公室交主管领导审阅后发放到各有关部门（文件处置流程见附图），执行4.5.1条。 4.4 文件受控与标识 4.4.1 管理性文件、转发的上级管理性文件，要在首页加盖“受控”字样图章作为标识，在“受控”章旁编分发号。 4.4.2 文件的版本号和修改号在文件的页脚以“版本号：□ 第□次修改”来标识。 4.4.3 法律法规类文件以填入受控文件清单作为受控标识。 4.4.4 合同类文件、施工图纸、洽商以该文件编号及台账和工程资料目录作为受控标识。 4.4.5 当受控文件作废时，由原主管部门按发放范围及时发出《文件和记录销毁清单》，并在作废文件上加盖“作废”字样图章，必要时收回统一处置。 4.5 文件管理 4.5.1 文件发放与收回 （1）各部门文件管理员要建立《发文登记》、《收文登记》和《受控文件清单》。 （2）各主管部门按业务关联程度确定受控文件发放范围，经主管部门领导审批后，在本部门存档、备查。当受控文件发放范围有变化时，应报主管部门领导重新审批受控文件发放范围。文件管理员按批准的发放范围发放并填写《发文登记》。 （3）各部门收到受控文件时，由文件管理员填写《受控文件清单》。 （4）当文件持有人的受控文件丢失或破损影响使用时，持有人要书面要求补发，经文件管理部门负责人批准，文件管理员办理补发手续。 （5）文件持有人调离岗位或调出本单位时，要向部门领导办理文件移交手续，并经部门领导签字认可。文件持有人是部门领导的，应向上一级领导办理文件移交手续。 4.5.2 文件使用与复制 （1）文件使用人有责任确保文件的清晰、整洁和完好。 （2）受控文件只限于持有部门使用，不得私自外借。如需借阅时，由文件持有部门负责人批准后方可借阅。借阅人要在指定日期归还文件，由文件持有部门负责收回。 （3）体系管理手册和程序文件不可复制。合同类文件、管理性文件、转发的上级管理性文件需复制时，由原发文（含转发）部