Excel枢纽资料解读.ppt

第16章 樞紐分析表與樞紐分析圖 16-1 何謂樞紐分析表 認識樞紐分析表元件 1.分頁欄位：以特定項目篩選資料的欄位。 2.欄區域欄位：分派到樞紐分析圖中類別方向上的來源資料中的欄位。 3.資料欄位：來自來源資料的欄位，其中包含即將摘要的數值。 4.資料區域：提供比較或衡量值之基礎來源資料中的欄位。 5.列區域欄位：樞紐分析表報表中為數列方向指定的欄位。 6.項目：為列、欄或分頁欄位的子類別 樞紐分析表工具列 資料來源 多重彙總資料範圍中的資料 16-2 建立樞紐分表 16-3 新增、移除及調整欄位 新增 16-4 進階的樞紐分表操作 排序選項 建立新的資料欄位 16-5 樞紐分析圖 * * * 1.彙總與分析資料 若要看出「資料的全貌」，你可以使用樞紐分析表來彙總與分析資料。你可以控制Excel 2002 彙總資料的方式 — 例如，依總和、平均值或個數 — 完全不須輸入任何公式。 樞紐分析表是用來分析、整理大量資料的動態工作表，它能將資料做快速的摘要及運算後，輸出成有用的資訊表單，提供給主管作決策。而我為什麼稱樞紐分析表為動態工作表呢！那是因為在同一類資料中，你可以根據自己的需要，來排列各資料的位置，以檢視資料的內容。 樞紐分析表有什麼功用。 2.新增或移除資料 樞紐分析表中的資料還不夠嗎？例如你可能想包含依業務員細分的銷售數字。你可以輕易新增或移除資料類別。 3.快速重排版面 不滿意樞紐分析表的版面配置嗎？例如，或許你不喜歡將日期資訊成列顯示，而希望以直顯示。樞紐分析表的互動性質可讓你真正把表格轉過來；你可以輕易移動或旋轉列與欄，以檢視不同的資料彙總。 4.檢視資料子集 想要篩選資料，讓你可以一次只檢視適當的資料量嗎？若要執行此動作，你可以使用分欄位將樞紐分析表分解成不同「頁面」。每一頁包含樞紐分析表中彙總的資料子集。 5.只顯示詳細資料 想要集中注意樞紐分析表中特定的詳細資料嗎？你可以顯示或隱藏一列或欄位中的項目 — 例如，特定產品或銷售員。你也可以顯示或隱藏列或欄位中有關項目的詳細資料。 1. 2. 3. 4. 5. 6. 樞紐分析表選項 報表格式 圖表精靈 隱藏詳細資料 顯示詳細資料 更新資料 總計中包括隱藏的項目 永遠顯示項目 欄位設定 隱藏欄位清單 樞紐分析表選項：設定有關於樞紐分析的群組、精靈、小計等項目 報表格式：套用預設的格式至樞紐分析表。 圖表精靈：呼叫圖表精靈來設定圖表樣式。 隱藏詳細資料：隱藏資料詳細內容。 顯示詳細資料：顯示資料詳細內容。 更新資料：更新樞紐分析表的資料。 總計中包括隱藏的項目：顯示總計裡的隱藏項目。 永遠顯示項目：永遠顯示項目資料。 欄位設定：設定欄位資料小計項為加總或平均值等。 隱藏／顯示欄位清單：隱藏或顯示欄位清單的工作窗格。 準備Excel資料時應考慮下列幾點： 確定清單井然有序：簡潔很重要！例如，必須確定清單的第一列含欄標籤，因為Excel將使用此資料做為報表中的欄位名稱。而且，必須確定每一欄含類似的項目 — 例如，將文字放在一欄，數值放在另一欄。 移除任何自動小計：樞紐分析表會替你計算小計和總和。 如果計畫未來再新增其他資料，請將範圍命名：接下來，在建立樞紐分析表時，務必在輸入來源資料範圍指定其名稱。這樣一來，每次在範圍中新增其他資料時，就可以更新樞紐分析表以含新的資料。 如果想使用篩選過的資料，請使用[進階篩選]指令：在[資]料功能表上指到[篩選]，按一下[進階篩選]，再[按將篩選結果複製到其它地方]。這會將篩選的資料摘錄到別的工作表位置，讓你可以用在樞紐分析表中。不要在原地篩選資料，或使用[自動篩選]指令。這樣會隱藏一些資料，但樞紐分析表將包含該清單中的所有資料。 來自Excel清單或資料庫的資料 準備多重Excel清單中的資料時應考慮下例幾點： 確定清單井然有序：簡潔很重要！例如，必須確定清單中要彙總的項目都有吻合的列與欄名稱。 移除任可自動小計：樞紐分析表會替你計算小計和總計。 如果計畫未來再新增其他資料，請將範圍命名：在建立樞紐分析表時，務必在輸入來源資料範圍指定其名稱。這樣一來，每次在範圍中新增其他資料時，就可以更新樞紐分析表以含新的資料。 來自外部來源的資料 可以使用資料庫檔案、文字檔或網際網路上的來源。準備外部來源資料時應考慮下列幾點： 使用Microsoft Query實際擷取外部資料。 步驟1：點選功能表列上的[資料]／[樞紐分析表及圖報表]。 步驟2：點選後出現樞紐分析表精靈，精靈分三步驟，步驟一為樞紐分析資料來源及要將資料製成樞紐分析表或是樞紐分圖。我們分別點選資料來源為[Microsoft Excel清單或資料庫]，將製成何種